Devenir assistante virtuelle : comment passer du salariat à l’entrepreneuriat ?

Devenir assistante virtuelle : comment passer du salariat à l’entrepreneuriat ? Une véritable question que se pose beaucoup d’assistantes administratives, assistantes de direction…

Le métier d’assistante virtuelle séduit de plus en plus de personnes. Notamment celles qui souhaitent quitter le salariat pour se lancer dans l’entrepreneuriat.

Ce métier flexible et polyvalent permet de travailler depuis chez soi et d’offrir des services diversifiés à une clientèle variée.

Mais la transition du salariat à l’entrepreneuriat peut s’avérer délicate si on y prête pas attention. Il est essentiel de bien comprendre les étapes et les défis à surmonter pour réussir ce passage en douceur.

Que tu sois encore en poste ou en reconversion professionnelle, cet article est là pour t’accompagner. Il t’aidera à mieux appréhender cette transition, surtout si tu te poses des questions comme :

• Quels sont les prérequis pour devenir assistante virtuelle ?
• Quelles formations suivre pour réussir sa reconversion professionnelle ?
• Comment lancer son entreprise et trouver ses premiers clients en tant qu’assistante digitale ?

Nous te guidons à travers chaque étape du processus. On te donnera des conseils pratiques et des outils pour bien démarrer ton activité d’assistante virtuelle.

1. Se former au métier d’assistante virtuelle

Quels sont les prérequis pour accéder au métier d’assistante virtuelle ?

L’un des grands avantages de devenir assistante virtuelle en plus de la polyvalence des missions, c’est la flexibilité du métier.

Tu n’as pas besoin de tout savoir dès le début ni d’être experte dans toutes les compétences requises. Il est possible de commencer par des petites missions et monter en compétences au fil du temps.

Voici quelques exemples de missions courantes que tu peux réaliser en tant qu’assistante virtuelle débutante :

• Gestion d’agendas : planification de rendez-vous pour des entrepreneurs ou des managers.
• Gestion commerciale : suivi des ventes, gestion des commandes, mise en place de process pour améliorer les flux de travail.
• Réponse aux e-mails : traitement des demandes de clients, gestion de la boîte de réception.
• Saisie de données : mise à jour de bases de données ou traitement de documents administratifs.
• Gestion des réseaux sociaux : programmation de posts sur les réseaux sociaux, modération des commentaires, création des posts.
• Pré Comptabilité de base : gestion de la facturation, suivi des paiements, préparation de documents comptables.

Ces tâches sont essentielles pour les entreprises.

En évoluant dans ton activité, tu pourras commencer à proposer des services plus spécialisés et augmenter tes tarifs.

Quels sont les profils qui s’adaptent bien au métier ?

Le métier d’assistante virtuelle est particulièrement accessible si tu as déjà une expérience dans les domaines suivants :

• Secrétariat administratif : gestion des tâches classiques, mais dans un contexte à distance.
• Support client : répondre aux demandes de clients, gestion des réclamations.
• Ressources humaines : accompagnement administratif pour le recrutement, gestion des salariés.
• Gestion de projets : planification, suivi des projets pour tes clients.

Et même si tu viens d’un tout autre domaine, le métier est accessible après une formation adaptée.

Quel matériel est nécessaire pour devenir assistante virtuelle ?

Passer du salariat à l’entrepreneuriat nécessite de réorganiser son quotidien et de changer de perspective.

En tant qu’assistante virtuelle indépendante, tu as la liberté de choisir tes clients, de gérer ton emploi du temps comme tu l’entends et de réaliser toutes tes missions en ligne, à ton rythme.

Cela demande une maîtrise des outils numériques et une capacité à organiser ton activité en autonomie.

Il te faudra donc quelques outils de base pour mener à bien tes missions :

• Un ordinateur performant et une bonne connexion internet.
• Des logiciels de gestion (agenda, e-mails, réseaux sociaux) et des applications digitales adaptées à tes besoins.

Beaucoup d’outils indispensables, comme Notion ou Google Drive, ont des versions gratuites qui te permettront de démarrer sans avoir à investir beaucoup au début.

Pour plus d’informations sur les outils nécessaires pour gérer tes missions à distance, tu peux consulter notre article : Top 15 des outils pour gérer ses missions clients en tant qu’assistante virtuelle.

2. Quelle formation suivre pour devenir assistante virtuelle ?

Pour bien démarrer dans ce métier, il est essentiel de suivre une formation complète. Une formation qui ne se limite pas à enseigner le métier d’assistante virtuelle, mais qui inclut également la gestion d’une entreprise.

Voici les éléments à rechercher dans une bonne formation pour devenir assistante virtuelle :

• Un programme qui couvre les compétences essentielles à la bonne gestion de tes missions clients et de ton entreprise (gestion administrative, marketing, relation client, etc.).
• Des modules qui t’aident à créer et structurer ton entreprise (juridique, administratif, comptable).
• Une formation qui te guide pour trouver tes premiers clients et développer ta clientèle.

Notre formation La Valise de l’Assistante Virtuelle est une formation dispensée par un organisme certifiée Qualiopi.

Cette formation te permet de devenir assistante virtuelle en 4 mois. Elle inclut :

• Des cours en classes virtuelles pour apprendre en direct et poser toutes tes questions.
• Un groupe de soutien avec d’autres assistantes virtuelles pour partager des conseils et progresser ensemble.
• Un accompagnement complet pour créer ton entreprise, structurer ton offre et trouver tes clients.
• Des formatrices disponibles à tout moment sur ces 4 mois pour t’accompagner dans ta réussite.

Les aides disponibles pour lancer son projet d’assistanat virtuel en indépendant

Lorsque tu lances ton activité d’assistante virtuelle, il existe plusieurs aides financières qui peuvent te soutenir, que tu sois salarié ou sans emploi.

Si tu es salarié :

1. Congé pour création d’entreprise : Si tu es en CDI, tu peux demander un congé ou un temps partiel pour création d’entreprise. Ce congé te permet de garder ton emploi tout en lançant ton activité. La durée de ce congé est généralement de 1 an, renouvelable une fois.
2. Compte Personnel de Formation (CPF) : Utilise ton CPF pour financer une partie de ta formation liée à la création d’entreprise ou au métier d’assistante virtuelle.
3. Dispositif de cumul d’un salaire et des revenus d’entrepreneur : Si tu restes salarié à temps partiel, tu peux cumuler tes revenus de ton activité salariale avec ceux de ton activité d’assistante virtuelle. Cela permet d’avoir une sécurité financière pendant les premiers mois de ton lancement.

Si tu es sans emploi :

1. L’aide à la reprise ou création d’entreprise (ARCE) : Si tu es inscrit à France Travail (anciennement Pôle Emploi), tu peux demander à bénéficier de l’ARCE. Cette aide te permet de percevoir une partie de tes allocations chômage sous forme de capital pour financer ton projet de création d’entreprise.
2. Le maintien des allocations chômage : En parallèle de l’ARCE, il est aussi possible de conserver une partie de ses allocations chômage pendant le lancement de son activité. Cela permet de garder un filet de sécurité tout en développant ton entreprise.
3. Financement de la formation via France Travail : Si tu es sans emploi, tu peux aussi faire financer ta formation par France Travail. Notre formation La valise de l’assistante virtuelle est éligible à ce dispositif, ce qui permet de te former sans frais.

Tu pourras aussi trouver un max d’info dans cet article Se faire financer sa formation professionnelle.

3. Créer son entreprise d’assistanat virtuel

Une fois que tu as pris la décision de devenir assistante virtuelle, il est essentiel de légaliser ton activité.

Le passage du salariat à l’entrepreneuriat nécessite :

-de choisir le bon régime juridique,

-de mettre en place des documents administratifs et contractuels adéquats,

-et de préparer ton prévisionnel financier pour assurer la pérennité de ton entreprise.

Choisir son régime juridique

En France, pour lancer ton activité en tant qu’assistante virtuelle, plusieurs options de statuts juridiques s’offrent à toi.

Le statut plus intéressant et le plus facile pour début ton activité d’assistante virtuelle est celui de la micro entreprise.

Attention aussi au bon choix du code APE.

Voici les principales, avec leurs avantages et inconvénients.

1/ Le régime de la micro-entreprise (auto-entrepreneur)

Le statut de micro-entreprise est le plus simple et le plus courant pour démarrer une activité d’assistante virtuelle. Il permet une gestion administrative simplifiée et une fiscalité avantageuse pour les débutants.

Avantages :

• Déclarations fiscales et sociales simplifiées.
• Exonération de TVA en dessous d’un certain seuil (36 800 € de CA par année pour les prestations de services en 2024).
• Pas de comptabilité lourde (juste un livre des recettes et des dépenses).
• Cotisations sociales proportionnelles au chiffre d’affaires.

Inconvénients :

• Plafond de chiffre d’affaires à ne pas dépasser (77 700 € de CA par année pour les prestations de services de 2023 à 2025).
• Pas de déduction des charges réelles (seule une base forfaitaire est appliquée).

Lors de la formation La Valise de l’Assistante Virtuelle, nous t’accompagnons dans ce choixc pour démarrer dans les meilleures conditions.

Créer ses documents juridiques

Une fois ton statut juridique choisi, il est important de mettre en place les documents contractuels.

Voici les documents essentiels pour une assistante virtuelle indépendante :

• Contrats de prestation de services : Un contrat formel qui décrit les conditions de ta collaboration avec tes clients (missions, délais, paiement, etc.).
• Conditions Générales de Vente (CGV) : Si tu vends en ligne, elles doivent figurer sur ton site internet pour clarifier tes conditions de ventes (tarifs, modalités de paiement, rétractation, etc.).
• Devis et factures : Assure-toi que tes devis sont clairs et précis, et que tes factures respectent les obligations légales (mentions obligatoires, numéro SIRET, TVA le cas échéant, etc.).
• Clauses de confidentialité : Très important lorsque tu traites des informations sensibles de tes clients. Elle assure que les données de tes clients sont protégées et non divulguées.
• Politique de protection des données : Avec le RGPD en vigueur, il est essentiel d’avoir une politique de confidentialité sur ton site internet et d’informer tes clients sur la manière dont leurs données sont traitées.
• Mentions légales : Elles sont obligatoires sur ton site internet, et doivent inclure ton identité, ton numéro SIRET, tes coordonnées et les informations liées à l’hébergement de ton site.

Ces documents permettent de professionnaliser tes services. Dans La valise de l’assistante virtuelle, un module est dédié à la création de ces documents juridiques afin de te protéger juridiquement.

Mettre en place son prévisionnel

Un prévisionnel financier est indispensable pour assurer la pérennité de ton activité. Il te permet d’avoir une vision claire de ton chiffre d’affaires potentiel, de tes charges et de tes objectifs financiers.

Voici ce qu’il doit contenir :

1. Business plan : Il te permet de définir tes objectifs à moyen et long terme, et de prévoir comment tu vas développer ton activité. Il inclut une analyse du marché, de tes concurrents, et de tes atouts.
2. Prévisionnel de chiffre d’affaires : Estime le nombre de clients que tu pourras avoir chaque mois, ainsi que le tarif de tes prestations. Cela te permettra de calculer ton chiffre d’affaires mensuel et annuel.
3. Création de reportings : Mettre en place des outils de suivi régulier de ton activité te permet de garder un œil sur tes performances (nombre de clients, revenu généré, charges) et d’ajuster ta stratégie au besoin.

Prévoir ces éléments te permettra d’avoir une gestion financière saine, d’anticiper tes besoins en trésorerie et d’ajuster tes tarifs au fur et à mesure que ton activité se développe.

4. Créer ses services d’assistante virtuelle

Comment définir ses services d’assistante virtuelle ?

Lorsque tu te lances en tant qu’assistante virtuelle, définir tes services est une étape clé.

Tu peux choisir de te spécialiser dans des missions précises ou d’offrir une variété de prestations.

Ce choix doit être guidé par ce que tu aimes faire et ce qui te permet de gérer ton temps de manière optimale, tout en répondant aux besoins spécifiques de tes clients.

Pour avoir quelques idées de missions que tu peux offrir à tes clients, nous t’invitons à lire notre article détaillé : Comment se démarquer en tant qu’assistante virtuelle : 15 exemples de missions à explorer.

En fonction de tes compétences et de tes aspirations, tu peux cibler des missions qui te plaisent et qui correspondent à la clientèle que tu vises.

Les types de clients que tu peux viser :

• Entrepreneurs indépendants : coachs, consultants, prestataires de services, ils recherchent souvent de l’aide pour la gestion quotidienne de leur entreprise.
• E-commerçants : ils peuvent avoir besoin de soutien pour la gestion de commandes, de stock, ou même pour l’assistance aux clients.
• Commerçants IRL : souvent présents à la fois en ligne et en boutique, ils cherchent de l’aide pour gérer leur activité en ligne mais aussi la pré-comptabilité et la gestion des stocks de leur boutique locale.
• Infopreneurs (vendeurs de formations et produits digitaux en ligne) : ils nécessitent une aide pour gérer leur présence en ligne, automatiser certaines tâches, ou encore animer leurs groupes privés.
• Start-ups : souvent en manque de ressources internes, elles ont besoin de soutien externe pour la gestion administrative et commerciale.
• artisans, commerçants…

Au fur et à mesure, tu pourras en plus monter en compétences. Tu pourras offrir de nouvelles prestations en création de site internet, en Community management et même encore en Automatisation et IA.

Comment fixer ses tarifs en tant qu’assistante virtuelle indépendante ?

Fixer ses tarifs est l’une des étapes les plus délicates quand on passe du salariat à l’entrepreneuriat.

Contrairement au salariat où ton salaire est fixé par ton employeur, tu as maintenant la responsabilité de définir un tarif qui doit non seulement couvrir tes besoins financiers, mais aussi prendre en compte les charges liées à ton activité.

En tant qu’assistante virtuelle indépendante, tu dois anticiper plusieurs dépenses :

• Les charges sociales et impôts : En fonction de ton statut, tu devras payer des cotisations sociales et des impôts. Par exemple, si tu es auto-entrepreneur, les cotisations s’élèvent à environ 24 % de ton chiffre d’affaires.
• Les taxes annuelles comme la Cotisation Foncière des Entreprises : C’est une charge annuelle pour toute entreprise, même sans local, dont le montant dépend de ta commune et peut aller de 200 € à plus de 1 000 € par an (possibilité d’exonération).
• Investissements en matériel et formation : Il est essentiel de prévoir un budget pour renouveler régulièrement ton matériel informatique et te former aux nouvelles tendances ou outils. Cela doit être inclus dans ton calcul tarifaire.

En moyenne, en France, une assistante virtuelle indépendante se rémunère entre 25 et 50 € de l’heure selon ses compétences et son niveau d’expérience.

Dans notre formation La Valise de l’Assistante Virtuelle, nous t’aidons à fixer tes tarifs en tenant compte de toutes ces variables, pour que tu puisses être correctement rémunérée tout en étant compétitive sur le marché. Nous t’apprenons à porter fièrement ton tarif. Et on sait ô combien cela est difficile pour certaines de parler d’argent.

5. Comment trouver ses premiers clients en tant qu’assistante virtuelle ?

1/ Trouver ses clients grâce aux réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont une formidable manière de te faire connaître en tant qu’assistante virtuelle.

En créant un profil professionnel sur LinkedIn, Instagram, ou encore Facebook, tu pourras mettre en avant tes services et interagir avec des entrepreneurs qui recherchent de l’aide.

Voici quelques étapes pour commencer :

• Présente tes services clairement dans ta bio et tes posts.
• Partage régulièrement du contenu en rapport avec tes missions (articles, astuces, témoignages clients).
• Interagis dans des groupes ou communautés où se trouvent tes clients cibles, en apportant des conseils ou en répondant à leurs questions.

Pour aller plus loin, découvre notre article de blog : 5 indispensables pour développer sa présence en ligne en tant qu’assistante virtuelle.

2/ Trouver ses clients grâce à la prospection

La prospection active reste un moyen efficace pour trouver tes premiers clients. Elle consiste à prendre contact directement avec des entreprises ou des indépendants pour leur proposer tes services.

Quelques stratégies à utiliser :

• Envoyer des e-mails personnalisés aux entrepreneurs ou entreprises qui pourraient avoir besoin de ton aide.
• Utiliser LinkedIn pour contacter des professionnels qui ont exprimé des besoins spécifiques en gestion administrative ou support client.
• Participer à des événements de networking ou des salons professionnels pour échanger des cartes de visite et créer des opportunités.

3/ Trouver ses clients grâce à l’activation de son réseau

Ne sous-estime pas la puissance de ton réseau. En informant tes anciens collègues, amis ou membres de ta famille de ton activité, tu peux obtenir des recommandations ou des contrats.

Voici quelques moyens d’activer ton réseau :

• Envoyer message d’annonce à ton réseau personnel et professionnel pour leur faire savoir que tu es disponible pour des missions.
• Demander des recommandations à des personnes qui te connaissent et qui peuvent te recommander auprès de leur entourage professionnel.
• Partager régulièrement sur tes réseaux sociaux personnels tes actualités et les services que tu proposes.

Dans La valise de l’assistante virtuelle, nous t’enseignons comment combiner ces 3 méthodes pour maximiser tes chances de trouver des clients rapidement et assurer la prospérité de ton entreprise.

Conclusion

Passer du salariat à l’entrepreneuriat en tant qu’assistante virtuelle est une transition passionnante, mais elle demande une bonne préparation.

Entre le choix du bon régime pour ton entreprise, la définition de tes services et la recherche de tes premiers clients, chaque étape doit être bien pensée pour assurer ton succès.

Grâce à la flexibilité de ce métier, tu peux commencer par des missions simples et évoluer à ton rythme pour offrir des services plus spécialisés et augmenter tes revenus.

Si cette aventure t’intéresse et que tu veux en savoir plus sur le métier d’assistante virtuelle, découvre notre vidéo YouTube où l’une des fondatrices de L’forme, exerçant elle-même ce métier, partage son expérience et te donne des conseils pour te lancer.