En tant qu’assistante virtuelle, disposer des bons outils peut faire toute la différence dans la gestion de tes missions clients. Dans cet article on te présente notre Top 15 des outils pour ses missions clients d’Assistante Virtuelle.
Que ce soit pour planifier des rendez-vous, gérer des projets, ou assurer une communication fluide, les outils que tu utilises quotidiennement jouent un rôle crucial dans ton efficacité et ta capacité à répondre aux attentes de tes clients.
Pour t’aider à digitaliser tes services tout en optimisant ton temps, voici pour toi une liste du top 15 des outils pour gérer ses missions clients en tant qu’Assistante Virtuelle. On te propose en plus que des outils avec une version freemium.
En effet leurs versions gratuites offrent déjà une multitude de fonctionnalités. Ces version te permettront de travailler de manière plus organisée et professionnelle.
Le but ? Te donner les moyens de gérer tes tâches avec efficacité. Te permettre de te concentrer sur ce qui compte vraiment : fournir un service exceptionnel à tes clients. 😇
Ces outils t’aideront à accomplir tes missions avec une plus grande fluidité.
Et si tu n’es pas encore assistante virtuelle mais que ce métier te tente, notre formation La valise de l’assistante virtuelle est là pour t’accompagner. Cette formation t’apprendra le métier d’A.V. et t’aidera à développer ton activité en ligne avec des bases solides.
1/ Calendly : l’outil pour planifier des rendez-vous sans tracas
Dans le Top 15 des outils pour ses missions clients d’Assistante Virtuelle on retrouve Calendly.
Calendly est un outil de planification de rendez-vous qui simplifie la prise de rendez-vous en ligne. Fini les échanges d’e-mails interminables pour trouver le bon créneau.
Tu partages ton lien Calendly avec tes clients, ils choisissent un créneau disponible. Le must c’est que ton rendez-vous est automatiquement ajouté à ton agenda.
Dans quel cas utiliser Calendly ?
- Pour organiser des appels découverte avec des clients potentiels.
- Pour gérer efficacement les rendez-vous récurrents avec des clients réguliers.
- Pour offrir à tes clients la possibilité de choisir un créneau qui leur convient.
- Pour synchroniser automatiquement tes rendez-vous avec Google Calendar ou d’autres agendas.
Combien coûte Calendly ?
Calendly propose une version gratuite qui permet de créer un type de rendez-vous avec des fonctionnalités de base qui inclut aussi l’envoi des emails de confirmation et de rappel.
La solution gratuite est parfaite pour les assistantes virtuelles qui souhaitent avoir une solution de réservation en ligne gratuite pour les appels découvertes ou bien pour les clients récurrents.
2/ Tally : l’outil pour créer des questionnaires d’onboarding sur mesure
Autre Top 15 des outils pour gérer ses missions clients en tant qu’Assistante Virtuelle Tally.so
Tally.so permet de créer facilement des formulaires et des questionnaires d’onboarding pour tes clients.
Il se distingue par sa simplicité d’utilisation et son design épuré. Il est parfait pour recueillir toutes les informations nécessaires au démarrage d’un projet client.
Dans quel cas utiliser Tally ?
- Pour créer un questionnaire d’onboarding qui centralise toutes les informations essentielles sur un nouveau client.
- Pour recueillir les préférences et besoins spécifiques de chaque client avant de commencer un projet.
- Si tu as besoin de collecter des retours d’expérience ou des avis à la fin d’un projet.
- Pour automatiser le processus de validation des prospects qui souhaitent travailler avec toi grâce à un formulaire en ligne.
Combien coûte Tally ?
Tally propose un plan gratuit qui te permet de créer des formulaires illimités. De plus, il est possible de le connecter avec Notion pour synchroniser automatiquement les réponses et centraliser les données dans une base de données unique.
Avec le plan gratuit, tu peux également intégrer Tally avec des outils d’automatisation comme Make et Zapier pour déclencher des actions automatiques en fonction des réponses recueillies, comme l’envoi d’emails, l’ajout de contacts dans un CRM, ou la mise à jour de tâches dans un gestionnaire de projets.
3/ Google Meet : l’outil pour organiser des visioconférences professionnelles
Google Meet est une plateforme de visioconférence fiable et sécurisée, idéale pour organiser des réunions en ligne avec tes clients.
Google Meet te permet de rester connecté avec tes clients où qu’ils soient dans le monde.
Dans quel cas utiliser Google Meet ?
- Pour organiser des appels découverte ou des sessions de brainstorming avec tes clients.
- Si tu as besoin de faire des mises à jour régulières sur l’avancement des projets avec ton équipe ou tes clients.
- Pour faciliter la collaboration à distance grâce à des visioconférences en direct.
- Lorsque tu veux enregistrer des réunions pour une consultation ultérieure.
Combien coûte Google Meet ?
Google Meet est inclus gratuitement avec chaque compte Google. Il permet de faire des réunions jusqu’à 60 minutes avec jusqu’à 100 participants.
Pour des fonctionnalités avancées comme la planification des rendez-vous, des réunions plus longues, l’enregistrement des sessions, le partage d’enregistrements, la suppression du bruit ou encore l’ajout de plus de participants, Google Workspace propose un plan payant à 8.99€/mois ou 90€ par an.
4/ Notion : l’outil pour organiser tes tâches et créer des espaces collaboratifs
Notion est une plateforme tout-en-un qui te permet d’organiser tes tâches, de suivre tes projets clients, et de créer des espaces collaboratifs personnalisés.
Sa flexibilité te permet de structurer ton travail et ceux de tes clients comme tu l’entends. Il permet en plus de centraliser toutes les informations en un seul endroit.
Dans quel cas utiliser Notion ?
- Pour créer un tableau de bord client où toutes les informations de projet sont centralisées.
- Si tu as besoin d’organiser tes tâches et celles de tes clients de manière structurée.
- Pour suivre les deadlines, les livrables, et les priorités de chaque projet client.
- Lorsque tu veux collaborer en temps réel avec tes clients en leur donnant accès à un espace dédié.
Combien coûte Notion ?
Notion propose un plan gratuit très avantageux avec toutes les fonctionnalités de base et des blocs illimités pour les utilisateurs individuels.
Le plan payant, Notion Team, commence à 9.50€ par utilisateur et par mois, offrant des fonctionnalités collaboratives avancées, des permissions d’équipe, et des intégrations tierces.
Apprendre à utiliser Notion pour automatiser et structurer ton travail
En tant qu’assistante virtuelle, maîtriser Notion te permet non seulement de gérer efficacement tes tâches, mais aussi de proposer des services à forte valeur ajoutée à tes clients.
En te formant avec notre programme Automatisation et Intelligence Artificielle, tu pourras aller au-delà des simples fonctionnalités de Notion. Tu apprendras à intégrer cet outil avec d’autres plateformes comme Make et Zapier pour automatiser les tâches répétitives et gagner un temps précieux.
Ce programme de 22h en classes virtuelles est conçu pour les assistantes virtuelles qui souhaitent évoluer, en passant d’un rôle d’exécutante à celui de partenaire stratégique capable de transformer la façon dont leurs clients gèrent leurs opérations quotidiennes.
Rejoins-nous lors de la prochaine session pour développer ces compétences indispensables et faire passer ton activité au niveau supérieur.
5/ Canva : l’outil pour créer des supports attrayants
Canva est une plateforme de design graphique accessible à tous, qui te permet de créer facilement des visuels professionnels.
Avec ses modèles prédéfinis et ses outils de personnalisation, Canva simplifie la création de documents visuellement attrayants sans avoir besoin de compétences en design.
Dans quel cas utiliser Canva ?
- Pour créer un livret d’onboarding professionnel et bien conçu pour chaque nouveau client.
- Si tu as besoin de concevoir des présentations, des rapports ou des supports de communication.
- Pour créer des infographies, des flyers ou des brochures pour tes projets clients.
- Lorsque tu veux personnaliser un modèle existant pour l’adapter à ton branding ou celui de ton client.
Envie de proposer de nouvelles prestations à tes clients ? Explore notre article avec 15 exemples de missions à réaliser en tant qu’assistante virtuelle.
Combien coûte Canva ?
Canva offre un plan gratuit qui permet d’accéder à une large gamme de modèles et d’outils de design.
Pour des fonctionnalités premium comme l’accès à une bibliothèque étendue d’images et d’éléments graphiques, des options de redimensionnement automatique, ou la gestion d’équipe, Canva Pro est disponible à partir de 110€ par an.
6/ Nimbus Capture : l’outil pour enregistrer ton écran avec facilité
Nimbus Capture est un plugin disponible sur Google et Firefox simple et efficace qui te permet d’enregistrer ton écranpour créer des vidéos explicatives, des formations ou des tutoriels.
C’est un outil essentiel pour partager des instructions claires avec tes clients.
Dans quel cas utiliser Nimbus Capture ?
- Pour enregistrer des vidéos d’explication sur un process que tu souhaites partager avec ton client.
- Lorsque tu as besoin de créer des tutoriels ou des démonstrations en vidéo pour tes clients.
- Pour montrer des corrections ou des améliorations sur un projet en cours.
- Si tu veux créer du contenu vidéo rapidement sans avoir besoin de logiciel complexe.
Combien coûte Nimbus Capture ?
Nimbus Capture propose un plan gratuit qui inclut des fonctionnalités de base comme la capture d’écran et l’enregistrement vidéo.
7/ ClipChamp : l’outil gratuit pour monter tes vidéos
ClipChamp est une plateforme de montage vidéo en ligne qui te permet de créer et d’éditer des vidéos de qualité professionnelle sans avoir besoin de télécharger un logiciel complexe.
C’est l’outil idéal pour monter des vidéos de formation ou des contenus pour tes clients.
Dans quel cas utiliser ClipChamp ?
- Pour monter des vidéos de formation destinées à être envoyées à tes clients.
- Si tu veux éditer des vidéos explicatives ou des démonstrations pour les rendre plus engageantes.
- Pour ajouter des effets, des transitions ou des sous-titres à des vidéos de projets.
- Si tu cherches un outil simple et gratuit pour faire du montage vidéo sans expérience préalable.
Combien coûte ClipChamp ?
ClipChamp propose un plan gratuit qui permet de créer et d’éditer des vidéos avec des fonctionnalités de base, sans limite de temps ni filigranes.
Le plan payant disponible à 11.99€ par mois offre des fonctionnalités avancées comme un accès à des modèles premium, une bibliothèque de stock et l’exportation en haute définition.
8/ ChatGPT : l’outil pour automatiser la génération de contenu
ChatGPT est une intelligence artificielle qui peut t’aider à rédiger des e-mails, générer des comptes rendus, corriger des écrits ou même produire du contenu pour les réseaux sociaux.
C’est un outil précieux pour automatiser les tâches de rédaction et gagner du temps.
Dans quel cas utiliser ChatGPT ?
- Pour rédiger des e-mails professionnels de suivi ou de communication client.
- Lorsque tu as besoin de corriger rapidement des textes avant de les envoyer à tes clients.
- Pour générer des comptes rendus de réunion ou de projets en un clin d’œil.
- Si tu veux créer des posts pour les réseaux sociaux sans y passer des heures.
Combien coûte ChatGPT ?
ChatGPT4 est accessible gratuitement avec des limitations d’usage.
Pour un usage plus intensif et des fonctionnalités supplémentaires, ChatGPT Plus est disponible à 22€ par mois, offrant un accès prioritaire, une rapidité accrue, et des améliorations continues du modèle (comme l’accès au modèle 4o).
Maîtrise l’IA pour révolutionner ton quotidien d’assistante virtuelle
En tant qu’assistante virtuelle, intégrer ChatGPT à ton arsenal d’outils peut transformer ta manière de travailler.
Cet assistant virtuel intelligent te permet non seulement de gagner du temps sur des tâches répétitives comme la rédaction d’e-mails ou la création de contenus, mais il t’aide également à améliorer la qualité de tes livrables en automatisant des tâches complexes.
Grâce à notre formation Automatisation et Intelligence Artificielle, tu apprendras à exploiter pleinement ChatGPT pour répondre rapidement aux besoins de tes clients tout en augmentant ton efficacité.
Cette formation est idéale pour les assistantes virtuelles souhaitant se différencier sur un marché compétitif. En apprenant à automatiser la génération de contenu, la rédaction d’e-mails, et même la création de rapports, tu pourras offrir des services à haute valeur ajoutée, tout en réduisant le temps que tu consacres à des tâches chronophages.
Rejoins-nous pour maîtriser ces technologies et donner un nouvel élan à ta carrière !
9/ Google Drive : l’outil pour collaborer et partager des fichiers en toute simplicité
Dans le Top 15 des outils pour gérer ses missions clients en tant qu’Assistante Virtuelle on retrouve un incontournable Google Drive.
Google Drive est une plateforme de stockage cloud qui te permet de partager et de collaborer sur des documents avec tes clients.
Il offre une grande flexibilité pour gérer des fichiers de tailles intermédiaires qui doivent rester à disposition.
Dans quel cas utiliser Google Drive ?
- Pour collaborer en temps réel sur des documents ou des présentations avec tes clients.
- Si tu as besoin de stocker et de partager des fichiers avec tes clients.
- Pour organiser des documents de projets afin que toutes les parties prenantes puissent y accéder facilement.
- Lorsque tu veux sauvegarder automatiquement les fichiers clients dans le cloud pour les avoir à portée de main où que tu sois.
Combien coûte Google Drive ?
Google Drive offre 15 Go de stockage gratuit par compte Google.
Pour celles et ceux qui ont besoin de plus d’espace, Google Workspace propose plusieurs plans payants permettant d’avoir de l’espace supplémentaire, à partir de 5.75€ par mois.
10 / WeTransfer : l’outil pour envoyer rapidement des fichiers volumineux
WeTransfer est une plateforme en ligne qui te permet de partager des fichiers volumineux rapidement et sans complications.
C’est l’outil idéal pour envoyer des vidéos, des documents lourds, ou des projets finalisés à tes clients.
Dans quel cas utiliser WeTransfer ?
- Pour envoyer des fichiers volumineux comme des vidéos, des images haute résolution, ou des documents PDF.
- Lorsque tu as besoin de transférer rapidement des projets finalisés à un client.
- Si ton client rencontre des difficultés à recevoir des fichiers par e-mail à cause de leur taille.
- Pour partager des livrables lourds de manière temporaire sans avoir besoin de créer un compte ou de configurer un espace de stockage permanent.
Combien coûte WeTransfer ?
WeTransfer offre un service gratuit qui permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2 GB par envoi.
Pour des besoins plus importants, WeTransfer Pro coûte 10€/mois et permet d’envoyer jusqu’à 200 Go par transfert, et WeTransfert Premium coûte 19€/mois pour des transferts sans limite de taille.
11. Zapier : l’outil pour automatiser l’onboarding de ton client
Zapier est une plateforme qui permet d’automatiser des tâches entre différentes applications sans nécessiter de code.
En tant qu’assistante virtuelle, tu peux utiliser Zapier pour automatiser des processus comme l’onboarding de tes clients, la génération automatique de factures, et bien plus encore.
Dans quel cas utiliser Zapier ?
- Pour automatiser l’envoi des emails de bienvenue après l’inscription d’un nouveau client.
- Pour créer automatiquement un dossier client dans Google Drive ou Dropbox dès qu’un contrat est signé.
- Pour générer et envoyer des factures automatiquement après la conclusion d’une mission.
- Pour synchroniser les informations des clients entre différentes applications (CRM, outils de gestion de projet, etc.).
Combien coûte Zapier ?
Zapier propose un plan gratuit qui permet de créer des automatisations en illimité. Cependant, il ne permet d’automatiser que 100 tâches par mois, avec des automatisations à deux étapes.
Les plans payants commencent à 18,59€ par mois et offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que des automatisations multi-étapes, plus de tâches mensuelles ou encore la connexion à des applications Premium.
Deviens experte en automatisation
En tant qu’assistante virtuelle, maîtriser Zapier te donne la possibilité de transformer des processus fastidieux en systèmes fluides et automatisés, permettant ainsi de gérer plus de clients sans augmenter ton temps de travail.
En rejoignant notre formation Automatisation et Intelligence Artificielle, tu apprendras non seulement à utiliser Zapier, mais aussi à l’intégrer de manière stratégique avec d’autres outils pour créer des workflows puissants.
Cette formation est conçue pour les A.V. qui cherchent à se démarquer sur le marché en devenant des expertes en automatisation.
En automatisant des processus tels que l’onboarding, la facturation, et bien plus, tu pourras offrir un service encore plus professionnel à tes clients, tout en optimisant ton propre temps de travail. Profite de cette opportunité pour évoluer dans ton métier et augmenter ta valeur ajoutée.
12. LastPass : l’outil pour sécuriser les mots de passe partagés avec les clients
LastPass est un gestionnaire de mots de passe qui permet de stocker et de partager des identifiants de manière sécurisée.
Idéal pour les assistantes virtuelles, LastPass garantit que les informations sensibles de tes clients restent protégées tout en facilitant l’accès sécurisé aux comptes partagés.
Dans quel cas utiliser LastPass ?
- Pour stocker et organiser les mots de passe de tous vos clients dans un seul endroit sécurisé.
- Pour partager des identifiants de connexion avec vos clients sans envoyer d’informations sensibles par e-mail.
- Pour gérer les accès des membres de l’équipe aux comptes partagés sans leur révéler les mots de passe.
- Pour générer des mots de passe forts et sécurisés pour les nouveaux comptes clients.
Combien coûte LastPass ?
LastPass propose un plan gratuit qui inclut le stockage illimité de mots de passe sur un seul appareil.
Pour une synchronisation multi-appareils, un stockage sécurisé, et d’autres fonctionnalités avancées, les plans payants commencent à 3$/mois.
13. Slack : l’outil de communication d’équipe pour une collaboration efficace
Slack est une plateforme de messagerie instantanée conçue pour améliorer la communication au sein des équipes.
Avec Slack, tu peux organiser des discussions par projets ou par clients, ce qui en fait un outil précieux pour les assistantes virtuelles qui travaillent sur plusieurs missions simultanément.
Dans quel cas utiliser Slack ?
- Pour créer des canaux dédiés pour chaque client ou projet, permettant une communication centralisée.
- Pour échanger des fichiers, des documents, ou des liens directement dans les discussions.
- Pour intégrer d’autres outils comme Google Drive, Trello, ou Zoom afin de centraliser les communications.
- Pour organiser des discussions en temps réel avec les clients et les membres de leur équipe.
Combien coûte Slack ?
Slack propose un plan gratuit qui permet d’accéder à l’historique des messages jusqu’à 90 jours et de créer jusqu’à 10 intégrations avec d’autres applications.
Les plans payants commencent à 8,25€ par mois et offrent des fonctionnalités supplémentaires comme un historique illimité, des appels vocaux et vidéos, et options de collaboration plus poussées.
14. YouSign : l’outil pour des signatures électroniques rapides et sécurisées
YouSign est une solution de signature électronique conforme aux normes européennes, idéale pour valider les contrats et les accords en ligne.
Pour les assistantes virtuelles, YouSign facilite le processus de signature pour eux-mêmes et leurs clients, rendant le travail à distance plus efficace.
Dans quel cas utiliser YouSign ?
- Pour faire signer des contrats ou des accords à distance, rapidement et en toute sécurité.
- Pour envoyer des documents sensibles à vos clients pour une validation électronique.
- Pour archiver automatiquement les documents signés dans un espace sécurisé.
- Pour suivre en temps réel l’avancement de la signature de documents importants.
Combien coûte YouSign ?
YouSign propose une version gratuite qui permet de signer soi-même ses documents.
Le plan One à 9€/mois permet de faire signer 10 documents à ses clients, et le plan Plus à 25€/mois permet de faire signer des documents en illimité.
15. SmallPDF : l’outil pour gérer et protéger tes documents PDF
SmallPDF est un outil en ligne qui permet de manipuler les fichiers PDF de différentes manières, telles que la conversion, la compression, et la protection par mot de passe.
Pour les assistantes virtuelles, SmallPDF est essentiel pour gérer efficacement les documents de travail et protéger les informations sensibles.
Dans quel cas utiliser SmallPDF ?
- Pour protéger un document PDF contenant des données sensibles avec un mot de passe.
- Pour convertir des fichiers Word, Excel, ou images en PDF et vice versa.
- Pour compresser des fichiers PDF volumineux afin de faciliter leur envoi par e-mail.
- Pour fusionner ou diviser des documents PDF en fonction des besoins spécifiques du client.
Combien coûte SmallPDF ?
SmallPDF propose un plan gratuit qui permet un nombre limité de manipulations de PDF par jour.
Pour un usage illimité, des fonctionnalités avancées, et un stockage sécurisé, les plans payants commencent à 7,5€ par mois.
Le récapitulatif
Gérer ses missions clients en tant qu’assistante virtuelle nécessite de s’appuyer sur les bons outils pour rester organisée, efficace et professionnelle. Ce Top 15 des outils pour gérer ses missions clients en tant qu’Assistante Virtuelle est un incontournable.
Que ce soit pour planifier des rendez-vous avec Calendly, organiser des tâches et projets sur Notion, ou encore sécuriser les informations partagées avec tes clients grâce à LastPass, ces outils sont indispensables pour gagner du temps et offrir un service de qualité à tes clients.
En les utilisant de manière stratégique, tu peux non seulement améliorer ta productivité, mais aussi renforcer la satisfaction de tes clients en leur offrant une expérience fluide et sécurisée.
Devenir assistante virtuelle
Si tu n’es pas encore assistante virtuelle mais que l’idée te tente, sache que la demande sur le marché est en pleine croissance. Avec les compétences appropriées, comme celles enseignées dans notre formation La Valise de l’Assistante Virtuelle, tu peux rapidement te lancer dans cette activité.
Notre formation te guidera pour maîtriser les outils essentiels à la gestion de missions clients, tout en t’aidant à développer ton propre business. Cet article « Top 15 des outils pour gérer ses missions clients en tant qu’Assistante Virtuelle » est déjà un bon départ pour t’accaparer certains outils essentiels.
Que tu sois débutante ou que tu aies déjà des compétences en gestion, administratif ou communication, cette formation est conçue pour t’accompagner à chaque étape.
Alors, si tu souhaites te lancer en tant qu’assistante virtuelle, c’est le moment idéal pour te former et démarrer ta nouvelle carrière en toute confiance. Inscris-toi dès maintenant à notre formation et commence à construire l’avenir professionnel dont tu rêves.