Automatiser les tâches répétitives et chronophages est une excellente manière d’optimiser la gestion de son entreprise, de gagner du temps et de réduire les marges d’erreur. Dans cet article, nous te proposons 5 exemples d’automatisation à créer sur Zapier ou Make proposés par les Assistantes Virtuelles aux entreprises.
Zapier et Make sont deux outils puissants qui permettent de connecter différentes applications et d’automatiser des workflows sans avoir besoin de compétences en codage.
Voici cinq exemples d’automatisation à créer sur Zapier ou Make pour les entrepreneurs et les entreprises.
Cet article est fait pour toi si tu te poses des questions telles que :
- Comment automatiser mes tâches administratives et marketing répétitives ?
- Comment gagner du temps sur la gestion de mon contenu sur les réseaux sociaux ?
- Comment utiliser l’automatisation pour améliorer l’expérience client de mon entreprise ?
Sommaire
- Automatisation de l’onboarding client
- Automatiser la programmation de contenu
- Automatiser le recyclage de contenu
- Automatiser la gestion des rendez-vous
- Automatiser le suivi des dépenses
1. Automatisation de l’onboarding client
À quoi sert cette automatisation ?
L’automatisation de l’onboarding client permet de simplifier et standardiser le processus d’accueil des nouveaux clients. Elle assure que chaque client reçoit toutes les informations et documents nécessaires dès leur inscription.
Les bénéfices de la mettre en place
- Gain de temps : Cette automatisation permet d’envoyer les informations d’accueil automatiquement sans avoir besoin d’être présent.
- Cohérence : Chaque client reçoit les mêmes informations, évitant les oublis et erreurs.
- Professionnalisme : Impressionne les clients par un processus d’accueil fluide et bien organisé.
Si tu veux en savoir plus sur l’onboarding client, je t’invite à lire cet article Assistante virtuelle : Créer son Onboarding client
Scénarios et logiciels à connecter
- Un logiciel de paiement en ligne (Stripe, Systeme.io) ou un logiciel de facturation en ligne (Indy, Qonto) : pour gérer les transactions et factures automatiquement.
- Un CRM (Customer Relationship Management) comme Notion ou Airtable : pour gérer les informations clients en interne.
- Un outil de messagerie en ligne (Gmail, Outlook) ou un outil d’emailing (Brevo, MailerLite) : pour envoyer des emails automatisés de bienvenue aux clients.
- Un outil de partage de fichier comme Google Drive ou Dropbox : pour partager des documents plus volumineux si nécessaire.
Exemples de workflow
- Workflow approprié pour les infopreneurs et e-commerce : Quand une nouvelle vente est effectuée sur Stripe → Un nouveau contact est ajouté dans Airtable → Le contact est ajouté dans la liste “client” sur l’outil d’emailing Brevo → Une séquence de plusieurs emails se déclenche automatiquement depuis Brevo pour accueillir le nouveau client.
- Workflow adapté pour les prestataires de services : Quand un nouveau contrat est signé via Indy → Un nouveau contact est ajouté dans Notion → Un email de bienvenue s’envoie automatiquement via Gmail avec la facture → Des informations d’accueil sont ajoutées dans un dossier partagé sur Google Drive.
Pour en savoir plus sur comment automatiser l’onboarding de tes clients et d’autres tâches essentielles afin d’économiser plusieurs heures par mois, découvre notre formation Automatisation et Intelligence Artificielle.
2. Automatiser la programmation de contenu
À quoi sert cette automatisation ?
Si tu utilises des outils comme Notion ou Airtable pour gérer ton contenu sur les réseaux sociaux, tu peux automatiser la programmation de tes publications. Cela te permet de publier tes contenus sans avoir à passer manuellement par une plateforme de programmation, tout se fait depuis ton logiciel de gestion.
Les bénéfices de la mettre en place
- Gain de temps : Publier automatiquement du contenu sans quitter ta plateforme de gestion.
- Productivité : Centraliser la gestion de contenu et la programmation en un seul endroit.
- Efficacité accrue : Concentrer ses efforts sur la création de contenu plutôt que sur la programmation des posts.
Scénarios et logiciels à connecter
- Notion ou Airtable : pour organiser le contenu.
- Outils de gestion de contenu comme Buffer ou Hootsuite : pour programmer les posts.
- Réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, LinkedIn, TikTok, Instagram : pour publier le contenu.
Exemple de workflow
Quand un contenu est créé dans notre calendrier éditorial sur Notion et signalé comme “prêt” → Le contenu est envoyé à l’outil de programmation Hootsuite ou Buffer → Publication automatique sur le réseau de son choix.
Selon les réseaux que tu utilises, tu peux parfois directement publier sur les réseaux sans avoir à passer par un outil de programmation dans ton automatisation.
**Calendrier éditorial sur Notion** :Tuto : Créer un calendrier éditorial sur Notion en 5 étapes
3. Automatiser le recyclage de contenu
À quoi sert cette automatisation ?
Le recyclage de contenu permet de maximiser l’utilisation de chaque contenu en le reformulant pour le republier sur différentes plateformes.
Grâce à l’utilisation de l’IA, tu peux facilement écrire un post pour Instagram et demander à ChatGPT, à l’aide de prompts préconstruits, de recycler ce contenu pour d’autres plateformes comme une newsletter ou un blog.
Les bénéfices de la mettre en place
- Gain de temps : Créer automatiquement du contenu pour plusieurs plateformes.
- Augmentation de la visibilité : Toucher un public plus large.
- Cohérence : Maintenir une présence active sur plusieurs canaux.
Scénarios et logiciels à connecter
- Notion ou Airtable : pour organiser le contenu.
- ChatGPT : pour recycler le contenu original pour d’autres plateformes.
Exemple de workflow
Quand un contenu est signalé comme “prêt” dans la base de données “calendrier éditorial Instagram” sur Notion → Le contenu est envoyé à ChatGPT qui le reformule à l’aide d’un prompt pour le recycler en article de blog → Le nouveau contenu est ajouté dans la base de données “calendrier éditorial blog” sur Notion, avec le statut “à vérifier”.
Tu peux ensuite utiliser l’exemple n°2 pour programmer automatiquement le nouveau contenu recyclé. Cependant, il est recommandé de relire le contenu avant de signaler qu’il est prêt à être publié.
Pour découvrir comment optimiser tes workflows à l’aide de ChatGPT, rejoins notre formation Automatisation et Intelligence Artificielle.
4. Automatiser la gestion des rendez-vous
À quoi sert cette automatisation ?
Automatiser la gestion des rendez-vous permet de synchroniser les calendriers, envoyer des rappels et suivre les rendez-vous sans effort manuel.
Les bénéfices de la mettre en place
- Gain de temps : Réduire le temps passé à organiser des rendez-vous.
- Réduction des oublis : Envoyer des rappels automatiques aux clients et prospects.
- Organisation : Garder les calendriers à jour et éviter les doublons.
Scénarios et logiciels à connecter
- Outils de prise de rendez-vous comme Calendly ou TidyCal : pour permettre aux clients de réserver des créneaux.
- Calendrier comme Google Calendar ou Notion : pour gérer les rendez-vous.
- Outil d’emailing comme Brevo ou MailerLite : pour envoyer des rappels.
Pour découvrir d’autres outils numériques qui peuvent révolutionner ta gestion d’entreprise, explore notre article de blog avec notre top 15 des outils pour gérer ses missions clients en tant qu’assistante virtuelle.
Exemple de workflow
- Nouveau rendez-vous programmé dans Calendly → Ajout du rendez-vous sur le planning Notion → Envoi d’un rappel par mail via MailerLite.
- Nouveau rendez-vous programmé dans TidyCal → Ajout du rendez-vous dans Google Calendar → Envoi d’un rappel par SMS via Brevo.
P.S : pense à créer d’autres workflows qui te permettent d’être notifié lorsqu’un rendez-vous est annulé ou déplacé.
5. Automatiser le suivi des dépenses
À quoi sert cette automatisation ?
Automatiser le suivi des dépenses permet de gérer les finances plus efficacement en enregistrant automatiquement les transactions et en générant des rapports. Tu peux aussi faire la même chose avec tes entrées d’argent.
Les bénéfices de la mettre en place
- Gain de temps : Réduire le temps passé à entrer des données manuellement.
- Précision : Éviter les erreurs de saisie.
- Suivi financier : Garder une vue d’ensemble sur les finances en temps réel.
Scénarios et logiciels à connecter
- Banque via des intégrations bancaires ou applications comme PayPal ou Indy : pour suivre les transactions.
- Notion ou Airtable : pour des rapports personnalisés.
Exemple de workflow
Nouvelle transaction bancaire détectée via PayPal ou Indy → Ajout d’une page dans la base de données “Dépenses” sur Notion ou Airtable.
Conclusion
Ces 5 exemples d’automatisation à créer sur Zapier ou Make proposés par les Assistantes Virtuelles aux entreprises montrent comment un entrepreneur ou une petite entreprise peut facilement optimiser sa gestion et gagner plusieurs heures par mois en automatisant.
En intégrant ces workflows, tu peux te concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en assurant une gestion fluide et efficace.
Si tu souhaites en apprendre davantage sur l’automatisation et découvrir comment utiliser des outils no-code puissants comme Notion, ChatGPT, Make, Zapier, Airtable ou encore Systeme.io, explore notre formation Automatisation et Intelligence Artificielle.