Assistante Virtuelle : comment rédiger ses Conditions Générales de Vente (CGV) ?

Quand on se lance en tant qu’Assistante Virtuelle, on entend souvent parler de Conditions Générales de Vente (CGV)— sans toujours savoir ce qu’il faut vraiment y mettre.

Pourtant, dès que tu travailles avec des clients (même sans vendre sur ton site), les CGV sont indispensables pour cadrer ta mission, te protéger juridiquement et poser tes règles de fonctionnement.

Cet article est fait pour toi si tu te poses des questions comme :

Est-ce que j’ai besoin de CGV si je passe uniquement par des devis ?
Qu’est-ce que je dois obligatoirement faire figurer dans mes CGV ?
Comment formuler mes clauses pour éviter les impayés ou les demandes abusives ?

Dans cet article, on t’aide à y voir clair : on te détaille chaque mention obligatoire, on t’explique les spécificités utiles pour les Assistantes Virtuelles, et on te donne des exemples concrets de clauses à reprendre dans tes propres documents.

Sommaire

1. Les mentions obligatoires à faire figurer dans tes conditions générales de vente

L’identification de la prestataire
Description des services proposés
Tarifs et conditions de paiement
Délais de livraison ou d’exécution
Droit de rétractation
Conditions d’annulation ou de résiliation
Responsabilité et limites
Propriété intellectuelle, droit d’usage et interdictions formelles
Confidentialité et protection des données
Droit applicable et litiges
Clause de modification unilatérale
Acceptation des Conditions Générales de Vente
Informations supplémentaires obligatoires dans les CGV

2. Les clauses spécifiques utiles pour protéger ton activité d’Assistante Virtuelle

Clause de collaboration (statut indépendant, obligation de moyens, indépendance contractuelle)
Modalités de communication et disponibilité
Clause de validation et retours
Clauses spécifiques à la confidentialité et aux accès
Usage des témoignages

3. FAQ : Conditions Générales de Vente pour Assistante Virtuelle

4. Conclusion : des CGV solides pour sécuriser ton activité d’Assistante Virtuelle

Les mentions obligatoires à faire figurer dans tes conditions générales de ventes

Que tu proposes tes services sur un site, via un devis ou en message privé, certaines mentions sont imposées par la loi.

Même sans site marchand, même en micro-entreprise : tes CGV doivent respecter un socle légal commun. On t’aide à y voir clair dans cette partie.

1. L’identification de la prestataire

Cette mention est obligatoire pour toutes les prestataires de services, quel que soit le canal de vente.

Pourquoi c’est important ?

La loi impose à toute entrepreneure de permettre l’identification claire du vendeur/prestataire. C’est la base du contrat.

Si tu as un site internet ou une plateforme de vente automatisée, tu dois aussi ajouter une page de mentions légalesdistincte (article 6 de la loi LCEN – Loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique).

Les données à inclure dans tes CGV

Ton prénom + nom ou nom commercial,
Ton adresse postale professionnelle,
Ton numéro SIREN/SIRET,
Ton statut (ex. : micro-entreprise, EI, EURL…),
Tes moyens de contact (email professionnel, téléphone si nécessaire).

Exemple de formulation pour tes CGV

“Les prestations sont assurées par [Nom Prénom], micro-entrepreneure immatriculée sous le SIRET [n°], dont le siège est situé à [adresse complète]. Contact : [email] – [téléphone pro].”

2. Description des services proposés

C’est ici que tu précises noir sur blanc ce que comprend (et ne comprend pas) tes prestations d’Assistante Virtuelle.

Pourquoi cette clause est indispensable dans tes conditions générales de vente ?

Décrire ce que tu proposes permet d’éviter les demandes floues ou hors-cadre, qui peuvent te faire perdre du temps ou générer des tensions. C’est aussi ce qui te permet de prouver en cas de litige que tu as bien rempli ta mission dans le périmètre défini.

Une description précise est indispensable que tu vendes via un devis, ton site ou un formulaire Calendly. Et si tu proposes plusieurs types de services (ex : gestion de contenu, organisation Notion, accompagnement…), cette clause est encore plus cruciale pour éviter les zones grises.

Informations à faire figurer dans tes CGV sur la nature des prestations

Les types de services proposés (exemples : création de contenus, gestion de compte Instagram, mise en place d’un espace Notion…)
Le niveau de personnalisation (est-ce du sur-mesure, basé sur un brief, une méthode ?)
Les limites : ce qui n’est pas compris dans la prestation (ex : “ne comprend pas les visuels Canva”, “ne comprend pas la rédaction d’email marketing”)
La modalité de définition du contenu : est-ce que chaque mission est cadrée par devis ou contrat individuel ? ou est-ce un service packagé avec contenu défini à l’avance ?
A qui tu proposes ces prestations : Personnes morales ou entreprises, particuliers, les deux ?

Exemples de clauses à intégrer dans tes CGV

“Les prestations proposées comprennent la rédaction de contenus optimisés pour Instagram et la programmation sur Meta Business Suite. Les visuels sont fournis par le Client, sauf indication contraire spécifiée dans le devis.”

“Le contenu précis de chaque mission est défini dans un devis ou contrat signé entre les parties. Toute demande hors du périmètre initial fera l’objet d’un devis complémentaire.”

3. Tarifs et conditions de paiement

Pourquoi cette clause est essentielle dans tes CGV ?

C’est une des plus importantes pour te protéger légalement et financièrement. Elle définit le prix, le délai de règlement, et surtout les sanctions en cas d’impayé ou de retard. En B2B, certaines mentions sont obligatoires par la loi pour faire valoir tes droits (comme les pénalités de retard).

Elle est également cruciale si tu proposes des abonnements mensuels, des paiements en plusieurs fois, ou des engagements sur plusieurs mois.

Informations à inclure dans tes CGV sur les prix et les paiements

Tes tarifs : le prix TTC ou HT, et la mention “TVA non applicable – art. 293 B du CGI” si tu es en franchise
Les modalités de paiement : acompte, paiement à l’avance, en plusieurs fois, échéancier…
Le délai de règlement (ex : “7 jours ouvrés après réception de la facture”)
Les moyens de paiement acceptés (CB, Stripe, virement…)
Les pénalités de retard obligatoires en B2B :
- 3 fois le taux d’intérêt légal
- 40€ d’indemnité forfaitaire (article D.441-5 du Code de commerce)
Si tu vends un abonnement avec engagement : indique clairement que l’ensemble des mensualités est dû même en cas d’arrêt anticipé.

Exemples de clauses de conditions générales de vente sur les paiements

“Les prestations sont facturées selon les tarifs indiqués dans le devis accepté. Le paiement est exigible sous 7 jours ouvrés à compter de la date de facturation, par carte bancaire via Stripe.”

“Tout retard de paiement entraînera l’application de pénalités à hauteur de trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40€, conformément à l’article D.441-5 du Code de commerce.”

“Dans le cadre d’un abonnement à engagement (3 ou 6 mois), l’intégralité des mensualités reste due même en cas d’arrêt anticipé de la mission par le Client.”

4. Délais de livraison ou d’exécution

Indiquer un délai clair dans tes CGV te protège face aux urgences client mal cadrées et te permet de poser un cadre légal à ton rythme de travail.

Pourquoi c’est crucial d’inclure un délai d’exécution clair dans ses CGV ?

Préciser tes délais permet d’éviter les malentendus ou les relances prématurées. C’est aussi un levier juridique en cas de litige sur la durée de la prestation. Pour les clients particuliers (B2C), c’est même une obligation légale (article L111-1 du Code de la consommation).

En l’absence de délai indiqué, le client pourrait exiger une exécution “immédiate” ou remettre en cause ta réactivité. Et côté freelance, un flou sur les délais ouvre la porte aux abus.

Éléments à intégrer dans la clause “délais” de tes CGV ?

Le moment de départ de la prestation : après signature, paiement, réception d’un brief…
La durée estimée : nombre de jours ouvrés ou semaine(s)
Les conditions qui peuvent suspendre ou repousser le délai :
- Attente de validation client
- Absence de transmission de documents
- Période d’indisponibilité prévue
Si tu démarres exceptionnellement avant le règlement, cadre-le clairement

Exemples de formulations pour la clause “délais” des CGV

“La prestation débute à compter de la réception du devis signé et du paiement. Le délai d’exécution estimé est de 10 jours ouvrés, sauf mention contraire.”

“Tout retard imputable au Client (non-transmission d’éléments, absence de validation) suspendra automatiquement le délai annoncé.”

5. Droit de rétractation (obligatoire en B2C)

Cette mention est obligatoire pour les ventes à des particuliers.

Pourquoi c’est obligatoire d’informer du droit de rétractation ?

Dès lors que tu vends à des clients particuliers, tu es tenue par la loi (articles L221-18 à L221-28 du Code de la consommation) de leur laisser 14 jours pour changer d’avis, sauf si tu respectes certaines conditions précises pour y renoncer.

Si tu ignores cette clause dans tes CGV, tu risques un remboursement forcé, même après avoir livré ta prestation. Il est donc crucial de faire signer un accord de renonciation clair si la mission démarre tout de suite.

Mentions obligatoires à faire figurer dans tes CGV pour respecter le droit de rétractation

Délai de 14 jours calendaires à partir de la validation de la commande
Mode d’exercice : par écrit, à ton adresse ou email professionnel
Fournir un formulaire type de rétractation (modèle imposé par la loi)
Clause de renonciation au droit si la prestation démarre avant la fin du délai :
- avec accord exprès du client
- idéalement via une case à cocher obligatoire à l’achat

Exemples de clauses pour les CGV en cas de vente B2C

“Conformément à l’article L221-18 du Code de la consommation, le Client dispose d’un délai de 14 jours pour exercer son droit de rétractation à compter de la validation de la commande.”

“En acceptant que la prestation débute immédiatement et en cochant la case prévue à cet effet, le Client renonce expressément à son droit de rétractation, conformément à l’article L221-28 du même code.”

“Un formulaire de rétractation est fourni en annexe et peut être transmis à [email pro] pour annulation dans les délais légaux.”

6. Conditions d’annulation ou de résiliation

Cette clause est essentielle pour poser les règles de sortie de la mission : qui peut y mettre fin, dans quelles conditions, et quelles sont les conséquences.

Pourquoi inclure une clause de résiliation dans ses conditions générales de vente ?

En l’absence de cadre clair, tu risques de subir des désistements de dernière minute sans compensation, des clients qui veulent résilier au bout d’un mois alors que tu avais prévu un engagement de trois… ou des abus liés aux renouvellements automatiques.

C’est aussi un point de repère pour gérer les litiges à l’amiable et sécuriser ta trésorerie.

Mentions à intégrer dans tes CGV pour encadrer les annulations ou résiliations

Qui peut résilier : client, prestataire, ou les deux
Délai minimum pour prévenir (ex. : 30 jours avant la date prévue)
Conditions de remboursement ou non-remboursement
Clauses spécifiques en cas de désistement de dernière minute (surtout si tu vends via Calendly ou lien direct)
Si engagement sur une durée : ce qui se passe en cas de départ anticipé (→ paiement des sommes dues jusqu’à échéance)
Si tu proposes des formules à tacite reconduction (renouvellement automatique) : obligation légale d’informer le client de la possibilité d’annuler au moins 1 mois avant la reconduction (loi Chatel, applicable si B2C)
Adresse ou formulaire à utiliser pour notifier l’annulation

Exemples de clauses de résiliation à intégrer dans tes conditions générales de vente

“Toute annulation de rendez-vous doit être notifiée par écrit au moins 48h à l’avance. Passé ce délai, la séance est considérée comme due.”
“Dans le cadre d’un abonnement de 3 mois, le Client s’engage à régler l’intégralité des mensualités, même en cas d’interruption anticipée, sauf accord écrit contraire du Prestataire.”
“Pour les prestations à reconduction automatique, toute demande de non-reconduction devra être envoyée par email au plus tard 30 jours avant la date de renouvellement.”

7. Responsabilité et limites

Cette clause permet de poser clairement ce que tu garantis ou pas, et de te protéger contre les accusations injustifiées ou demandes abusives.

Pourquoi une clause de limitation de responsabilité est indispensable dans les CGV ?

En tant qu’Assistante Virtuelle ou autre prestataire de services, tu interviens souvent sur des outils, process ou contenus créés par d’autres. Tu n’as pas la main sur tous les résultats.

Cette clause est cruciale pour te couvrir en cas de bug technique, mauvaise utilisation client, ou résultats non atteints malgré ton travail. C’est aussi un point clé si tu donnes des conseils (ex. stratégie, outils, automatisation) mais que le client ne les applique pas.

Ce que doit contenir la clause “responsabilité” dans les conditions générales de vente

Le type d’engagement que tu prends : obligation de moyens (et non de résultats)
Les limites de ta responsabilité :
- Bug ou panne d’un outil tiers (ex. Meta, Notion, Pinterest…)
- Résultats dépendant de facteurs externes
- Faute ou négligence du client
Les exclusions (ex : pas de garantie de chiffre d’affaires, pas de support 24h/24…)
L’absence de responsabilité en cas de force majeure (catastrophe naturelle, grève, crise sanitaire, etc.)

Exemples de formulations pour la clause de limitation de responsabilité

“Le Prestataire s’engage à mobiliser les moyens nécessaires à la bonne réalisation de la mission, mais ne peut être tenu responsable des résultats obtenus, ni d’un dysfonctionnement imputable à un outil tiers.”
“Le Prestataire ne pourra être tenu responsable d’un retard ou manquement dû à un cas de force majeure, ni des conséquences d’une mauvaise utilisation des contenus remis par le Client.”
“Le Client reconnaît être seul responsable de la mise en œuvre des conseils proposés, et dégage le Prestataire de toute obligation de résultat.”

8. Propriété intellectuelle, droit d’usage et interdictions formelles

Cette clause permet de définir qui possède quoi dans la mission : ce que tu crées, ce que tu utilises, ce que ton client peut faire avec… ou pas. Elle est indispensable, que tu fasses des livrables créatifs ou des missions plus administratives.

Pourquoi intégrer une clause de propriété intellectuelle dans ses CGV ?

Même si tu n’es pas graphiste ou rédactrice, tu peux créer des documents, des méthodes, des systèmes ou des fichiers structurés à forte valeur ajoutée. Cette clause protège :

tes modèles (ex : trame d’onboarding, tableau de suivi, process…),
tes ressources pré-conçues (ex : tableaux Notion, outils de pilotage, scripts d’emails),
ton savoir-faire, ton organisation et ta méthode de travail.

Et côté client, elle évite tout malentendu sur ce qu’il peut faire avec les outils ou contenus que tu utilises pour ses missions.

Éléments à inclure dans la clause “propriété intellectuelle” des CGV

Tu restes propriétaire de tous les modèles ou méthodes que tu as créés (même s’ils sont utilisés dans le cadre de la mission du client)
Les supports sont utilisés dans un cadre strictement limité à la mission confiée
Pour les prestations d’organisation/admin : tu peux préciser que les outils mis en place appartiennent au client, sauf les modèles issus de ton travail
Le client ne peut pas réutiliser ces éléments dans un autre cadre, ni les transmettre à un tiers
Droit d’usage limité dans le temps : 12 mois par défaut (sauf accord contraire)
Confidentialité sur tous les documents échangés, process et outils

Exemples de clauses à intégrer dans les CGV, y compris pour des missions administratives

“Le Prestataire reste propriétaire de toutes les méthodes, modèles de documents, bases de données ou outils développés dans le cadre de ses prestations, même si ceux-ci sont utilisés pour le compte du Client.”
“Le Client bénéficie d’un droit d’usage limité, non cessible et non exclusif sur les supports ou outils livrés, uniquement pour les besoins de la mission initiale.”
“Il est interdit de réutiliser, copier ou transmettre à un tiers les process, documents ou systèmes fournis par le Prestataire sans son accord écrit.”
“Dans le cadre de missions organisationnelles (gestion documentaire, archivage, automatisations…), le Client reste propriétaire des outils utilisés (ex : Drive, Notion), à l’exception des modèles ou structures créées par le Prestataire.”

Sanctions en cas de non-respect des droits de propriété intellectuelle

Mentionner clairement les risques encourus renforce la portée juridique de cette clause et permet d’agir en cas d’abus :

Rupture immédiate de la collaboration en cas de violation
Possibilité de demander des dommages et intérêts
Action en justice possible pour atteinte au droit d’auteur, en vertu des articles L.335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle
Suspension de tout droit d’accès aux livrables ou outils concernés

Exemple de formulation :

“Toute violation des droits de propriété intellectuelle ou de confidentialité constatée pourra entraîner la suspension immédiate de la prestation, ainsi qu’une demande d’indemnisation proportionnée au préjudice subi. Le Prestataire se réserve également le droit d’engager toute action judiciaire prévue par la loi.”

9. Confidentialité et protection des données

Cette clause sert à protéger à la fois ton client et toi-même, en encadrant l’usage des données partagées dans le cadre de la mission.

Pourquoi c’est indispensable dans des CGV pour Assistante Virtuelle ?

Tu manipules souvent des données sensibles : documents internes, accès aux outils, CRM, messages privés, identifiants de comptes pro… Il est donc crucial de préciser tes engagements de confidentialité — et ce que tu attends en retour.

C’est aussi une obligation légale si tu es amenée à traiter ou stocker des données personnelles : tu dois alors te conformer au RGPD.

Mentions à inclure dans la clause “confidentialité et données” des conditions générales de vente

Engagement mutuel de confidentialité sur tous les échanges
Confidentialité renforcée sur les documents transmis (Google Drive, Notion, identifiants…)
Ton rôle en matière de données : responsable de traitement ou sous-traitante, selon les cas
Durée de conservation des données (en général, 3 ans max)
Sécurité : tu t’engages à utiliser des outils fiables (ex. Bitwarden, Google, Notion, etc.)
Engagement du client à ne pas transmettre tes contenus ni identifiants d’accès

Exemples de formulations pour une clause de confidentialité et RGPD dans les CGV

“Le Prestataire s’engage à ne pas divulguer les informations confidentielles transmises par le Client, y compris les données clients, documents internes, ou codes d’accès aux outils utilisés.”
“Conformément au RGPD, les données sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter du premier contact. Elles ne sont ni revendues ni utilisées à d’autres fins que la mission.”
“Le Client s’engage à ne pas transmettre les accès ou contenus remis dans le cadre de la prestation à des tiers sans l’autorisation écrite du Prestataire.”

10. Droit applicable et litiges

Cette clause précise le cadre juridique qui encadre la prestation, et comment sont traités les éventuels conflits entre toi et ton client.

Pourquoi inclure une clause sur les litiges dans ses conditions générales de vente ?

C’est une obligation pour toutes les CGV. En l’absence de cette clause, le client pourrait contester ton droit à imposer un tribunal précis ou refuser une procédure amiable.

Elle permet aussi de montrer que tu te protèges en tant que professionnelle et que tu as un fonctionnement cadré, même en cas de désaccord.

Mentions à inclure dans la clause “litiges” de tes CGV

Le droit français est applicable (même pour les clients à l’étranger, sauf accord spécifique)
La juridiction compétente : tu peux indiquer que le litige sera tranché au tribunal du ressort de ton activité(ville ou cour d’appel)
Si tu vends à des clients particuliers (B2C), tu dois mentionner :
- la possibilité de recours à un médiateur
- un moyen de contact pour amorcer une résolution amiable
Tu peux insister sur la volonté de chercher une solution amiable avant toute procédure

Exemples de clauses “droit applicable et litiges” à intégrer dans tes conditions générales de vente

“Les présentes conditions sont régies par le droit français. Tout différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution, en l’absence d’accord amiable, sera porté devant les tribunaux compétents du ressort de la Cour d’appel de Montpellier.”
“Dans le cadre d’une relation avec un consommateur, le Client peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation conformément aux articles L612-1 et suivants du Code de la consommation.”
“Les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire.”

11. Clause de modification unilatérale

Cette clause est surtout utile si tu affiches tes CGV sur ton site web ou si tu gères des prestations en vente directe (ex : achat via Calendly, système automatisé).

Pourquoi ajouter une clause de modification des CGV ?

Elle te permet de mettre à jour légalement tes conditions, sans devoir faire signer à nouveau tous tes anciens clients. C’est indispensable si tu veux faire évoluer :

tes tarifs,
tes délais ou modalités,
ou simplement ajuster tes CGV à ton activité actuelle.

Sans cette clause, un client pourrait refuser l’application de tes nouvelles CGV ou contester la légitimité de leur mise à jour.

Mentions à prévoir dans la clause de modification des conditions générales de vente

Préciser que tu peux modifier unilatéralement les CGV à tout moment, pour les prestations futures
La date de dernière mise à jour doit toujours être indiquée
Informer les clients des changements :
- via email, newsletter, ou sur ton site
- dans un délai raisonnable (souvent 15 jours avant application)

Exemples de formulations pour la clause de modification des CGV

“Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment, sans effet rétroactif sur les prestations déjà conclues. La version en vigueur est celle publiée à la date de la commande.”
“Toute mise à jour substantielle des CGV fera l’objet d’une notification préalable aux Clients via l’adresse email communiquée ou via une newsletter. Les nouvelles conditions s’appliqueront 15 jours après cette information.”

12. Acceptation des Conditions Générales de Vente

Cette clause confirme que le client a bien pris connaissance et accepte sans réserve tes CGV lors de l’achat ou de la signature d’un devis.

Pourquoi inclure une clause d’acceptation des conditions générales de vente ?

Sans cette mention, un client pourrait prétendre ne pas avoir été informé de certaines conditions (délais, pénalités, résiliation…). Cette clause permet donc de verrouiller l’accord contractuel et de prouver que l’ensemble des règles applicables à la prestation ont été validées.

Elle est valable pour toutes les formes de vente : signature de devis, contrat, commande via plateforme ou site, etc.

Éléments à faire figurer dans la clause d’acceptation des CGV

Le fait que la signature du devis, d’un contrat ou encore d’une commande en ligne équivaut à acceptation complète des CGV
Une reconnaissance explicite par le client de leur lecture et compréhension
Un rappel que les CGV sont consultables à tout moment sur demande ou en ligne

Exemple de clause pour les CGV – acceptation par le client

“La signature du devis, du bon de commande ou de tout document contractuel émis par le Prestataire vaut acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente.
Le Client reconnaît en avoir pris connaissance, les avoir comprises, et les accepter sans réserve.
Les CGV sont disponibles à tout moment sur simple demande ou consultables en ligne à l’adresse suivante : [url à insérer].”

13. Informations supplémentaires obligatoires dans les CGV

Certaines mentions techniques doivent figurer sur ta page de CGV pour respecter les exigences légales de clarté et de traçabilité.

Pourquoi inclure des mentions techniques dans ses conditions générales de vente ?

Cela permet de dater tes conditions, de prouver qu’elles étaient en vigueur à un moment donné, et d’orienter l’utilisateur vers les autres documents contractuels nécessaires (confidentialité, cookies, mentions légales…).

C’est indispensable si tu as un site web ou si tu vends des prestations en ligne.

Mentions à intégrer en haut ou en bas de tes CGV

En haut ou en bas de page :
- Date de création des CGV
- Date de dernière mise à jour
En bas de page (si vente via site) :
- Liens vers :
  - Politique de confidentialité
  - Politique de cookies
  - Mentions légales
  - Conditions Générales d’Utilisation (si tu en as)

Exemples de mentions à placer dans tes CGV

“Conditions Générales de Vente – Version en vigueur au 5 septembre 2025 – Dernière mise à jour le 19 août 2025.”
“Autres documents à consulter : Politique de confidentialité, Mentions légales, Politique de cookies.”

Les clauses spécifiques utiles pour protéger ton activité d’Assistante Virtuelle

Ici, on va au-delà du minimum légal, en t’aidant à ajouter des clauses qui protègent ton cadre de travail, ta posture, et ta responsabilité — surtout dans un métier comme le nôtre, où la frontière avec l’équipe interne peut vite devenir floue.

Ces clauses ne sont pas obligatoires par la loi, mais elles peuvent faire toute la différence en cas de mésentente avec un client. Elles permettent de poser tes limites en amont et de cadrer ton rôle dès la signature.

1. Protéger ton implication en tant qu’Assistante Virtuelle dans l’entreprise avec une clause de collaboration

En tant qu’Assistante Virtuelle, tu peux vite te retrouver dans la position de “bras droit” : tu participes aux réunions, tu gères les urgences, tu accompagnes la stratégie… Et parfois, les clients oublient que tu n’es pas salariée.

Cette clause est là pour rappeler noir sur blanc que tu interviens comme prestataire externe, et éviter tout malentendu.

1.1. Tu interviens comme professionnelle indépendante en tant qu’AV

Tu ne dépends pas d’un lien de subordination, tu choisis ton organisation, et tu restes maître de ton emploi du temps.

Pourquoi c’est utile ?

Ça te protège si un client tente d’imposer des horaires ou un rythme non convenu
Ça t’évite d’être assimilée à une employée (⚠️ requalification possible aux prud’hommes si flou)
Ça clarifie qui est responsable de quoi

Exemple de clause à intégrer dans tes CGV :

“Le Prestataire exerce son activité de manière indépendante, sans lien de subordination avec le Client. Il reste seul responsable de l’organisation de son travail et de la gestion de son temps, dans le respect des délais convenus.”

1.2. Tu travailles sous obligation de moyens (et pas de résultats)

Dans les missions d’Assistante Virtuelle (surtout en contenu, support client, administratif…), il est très difficile de garantir un résultat précis. C’est pour ça qu’on parle d’obligation de moyens : tu t’engages à faire ton travail avec sérieux, mais tu ne peux pas garantir un nombre exact de ventes, d’abonnés ou de RDV.

Pourquoi c’est utile ?

Pour te protéger des demandes de remboursement injustifiées
Pour éviter que le client te tienne pour responsable de l’échec d’un projet global

Exemple de clause à intégrer dans tes CGV :

“Le Prestataire s’engage à fournir les moyens nécessaires à la bonne réalisation de la mission, selon les règles de l’art et les délais convenus. Il ne peut être tenu responsable des résultats obtenus, ceux-ci dépendant de nombreux facteurs extérieurs à sa prestation.”

1.3. Clause d’indépendance contractuelle

Cette clause permet d’affirmer que tu n’as aucun lien structurel ou hiérarchique avec l’entreprise cliente, et que ta collaboration n’implique aucun engagement ou rattachement durable comme un salarié ou un membre de l’équipe.

Pourquoi c’est utile ?

Pour éviter les risques juridiques liés à une collaboration qui pourrait être requalifiée (ex. : contrat de travail déguisé)
Pour rappeler que tu restes libre d’accepter d’autres clients et que tu n’es pas exclusive à cette entreprise
Pour cadrer les cas où le client veut t’impliquer dans des décisions ou des accès réservés à ses équipes

Exemple de clause à intégrer dans tes CGV :

“Le Prestataire intervient en toute indépendance, sans lien structurel ou hiérarchique avec le Client. Il·elle n’est pas intégré·e aux effectifs de l’entreprise, n’a aucun rôle de représentation ou de direction, et peut exercer son activité pour d’autres clients simultanément.”

2. Modalités de communication et disponibilité

Un des pièges du métier, c’est de devenir l’AV qu’on contacte par réflexe à la moindre urgence… même en soirée ou le week-end.

C’est le moment de poser ton cadre de réactivité : heures de disponibilité, délai de réponse, gestion des urgences (avec éventuel surcoût).

Pourquoi inclure une clause de disponibilité et communication dans ses conditions générales de vente ?

Pour te protéger du stress et des débordements
Pour éviter les allers-retours intempestifs et poser une communication cadrée
Pour te dégager du temps focus (et préserver ta santé mentale)

Éléments à inclure dans cette clause de communication dans les CGV

Jours et horaires de disponibilité
Délai de réponse (ex : “Je m’engage à répondre sous 48h ouvrées hors urgences clients récurrentes”)
Canaux à privilégier (email, Slack, WhatsApp pro…)
Gestion des congés : préciser si tu es joignable ou non, avec quel délai tu préviens tes clients, s’il y a une mise en veille partielle
Gestion des urgences : mentionner la possibilité d’un tarif majoré ou d’un refus automatique si planning complet
Délai minimum de prévenance pour une visio ou une tâche non prévue (ex : “les demandes sous 48h seront considérées comme urgentes”)

Exemple de clause à intégrer dans tes CGV

“Le Prestataire est disponible du lundi au vendredi, de 9h à 11h et de 16h à 17h via WhatsApp. Toute demande reçue en dehors de ces plages horaires sera traitée au plus tôt le jour ouvré suivant.
Les échanges s’effectuent uniquement par email ou messagerie professionnelle. En cas de demande urgente, un tarif majoré de 30% pourra être appliqué sous réserve de validation préalable.”

“Le Prestataire s’engage à informer ses Clients au minimum 7 jours à l’avance de toute indisponibilité prévue supérieure à 48h (vacances, congés…). Aucune mission ne sera traitée durant cette période sauf accord écrit préalable.”

👉 Notre conseil : définis tes plages de communication comme tu définis tes créneaux clients. Sinon, tu risques de devoir checker tes messages en continu.

3. Clause de validation et retours

Sans règle claire sur les retours, certaines missions peuvent s’éterniser pendant des semaines — ou au contraire être mises en attente sans raison. Cette clause est là pour poser un cadre clair sur les délais, les validations, et le nombre de modifications.

Pourquoi prévoir une clause de validation et retours dans ses conditions générales de vente ?

Pour éviter les boucles interminables d’allers-retours
Pour t’autoriser à clore une mission même sans retour client
Pour préserver ta charge mentale et ton planning

Informations à faire figurer dans tes CGV pour cadrer les validations

Nombre de retours ou de révisions inclus (ex : 2 aller-retours max par contenu ou par livrable)
Délai maximum pour que le client valide un livrable ou envoie ses retours (ex : 5 jours ouvrés)
Ce qu’il se passe en cas de silence du client :
- Soit tu bloques la mission dans l’attente
- Soit tu actives une clause “silence = validation” si justifiée (à nuancer selon les cas)
Ce qu’il se passe en cas de retards répétés ou de retours en dehors du cadre initial (→ nouveau devis, frais supplémentaires…)

Exemple de clause à intégrer dans tes CGV

“Le Client dispose d’un délai de 5 jours ouvrés à compter de la réception du livrable pour en demander des modifications. Sans retour passé ce délai, le livrable sera considéré comme validé.”

“Chaque mission inclut jusqu’à deux séries de modifications. Toute demande de retouche supplémentaire fera l’objet d’un devis complémentaire ou sera facturée au taux horaire en vigueur.”

“En cas d’absence de réponse ou d’élément transmis par le Client pendant plus de 30 jours calendaires, la mission sera considérée comme mise en pause. Sa reprise devra être sollicitée par écrit, et se fera en fonction des disponibilités du Prestataire.”

“Dans tous les cas, les montants dus au titre des prestations déjà réalisées ou engagées restent exigibles, même en cas de non-validation ou d’interruption de la mission en cas d’absence de réponse ou d’élément transmis par le Client .”

“Toute mission restée inactive pendant plus de 60 jours pourra être considérée comme close. Un nouveau devis pourra être proposé si la prestation doit être reprise.”

4. Clauses spécifiques à la confidentialité et aux accès

En tant qu’Assistante Virtuelle, tu accèdes à des informations sensibles : documents internes, bases clients, identifiants… Cette clause te permet de protéger ton activité ET celle de tes clients, en précisant les conditions d’accès, de stockage et de confidentialité.

Pourquoi prévoir une clause de confidentialité et gestion des accès dans ses CGV ?

Pour encadrer ce que tu peux divulguer ou non
Pour clarifier ce que le client peut faire avec les outils ou accès partagés
Pour limiter ta responsabilité en cas de mauvaise manipulation côté client
Pour fixer une durée légale de conservation des données
Pour prévenir toute utilisation non autorisée des accès fournis

Mentions à inclure dans la clause de confidentialité et d’accès des CGV

Engagement de confidentialité de ta part sur toutes les données, documents, accès transmis
Recommandation (ou obligation) d’utiliser un outil sécurisé pour l’envoi des accès (ex : Bitwarden, Notion sécurisé, etc.)
Interdiction explicite de partager les accès ou ressources fournis avec des tiers sans accord écrit
Sanctions possibles en cas de non-respect (suspension, résiliation, indemnités…)
Durée de conservation des données clients : en général 3 ans à compter de la fin de mission, sauf demande contraire
Possibilité de remise à zéro du compteur si le client retravaille avec toi

Exemples de clauses à ajouter dans les CGV pour sécuriser la confidentialité

“Le Prestataire s’engage à ne divulguer aucune des informations confidentielles transmises par le Client dans le cadre de la mission. Tous les accès partagés doivent l’être via un outil sécurisé de gestion de mots de passe.”

“Le Client s’interdit de transmettre à des tiers les documents, outils ou accès fournis par le Prestataire. En cas de manquement, le Prestataire se réserve le droit de suspendre la mission sans préavis et de réclamer des dommages et intérêts.”

“Les données transmises par le Client seront conservées pendant une durée de 3 ans à compter de la fin de la mission, dans le seul but de faciliter une éventuelle reprise de collaboration. Ce délai sera renouvelé en cas de nouvelle mission confiée dans l’intervalle.”

5. Usage des témoignages

De plus en plus de prestataires valorisent les retours clients sur leur site ou leurs réseaux. Si tu souhaites publier un avis, un message, une vidéo ou un vocal, il faut cadrer cet usage dans tes Conditions Générales de Vente.

Pourquoi intégrer une clause sur l’usage des témoignages dans ses conditions générales de vente ?

Pour te protéger légalement en cas de diffusion d’un avis, d’un message ou d’un enregistrement.
Pour définir un cadre clair sur la durée, la forme et les supports utilisés.
Pour éviter toute incompréhension ou conflit avec le client en cas de publication.

Mentions à inclure dans les CGV concernant les témoignages clients

Le type de contenus concernés : écrits, vocaux, vidéos, images, captures d’écran, etc.
L’autorisation donnée par le client (implicite si via formulaire ou messages ou explicite si signée)
La durée d’utilisation autorisée (souvent 10 ans par défaut, à adapter selon ton usage)
Les supports sur lesquels le témoignage pourra être utilisé (site web, réseaux sociaux, documents commerciaux…)
Le droit à l’image si photo ou vidéo identifiable (nom, visage, voix)
Le droit de retrait ou de modification à tout moment sur simple demande
L’engagement du Prestataire à respecter les propos du client (pas de déformation ni de hors-contexte)

Exemples de clauses pour les CGV sur l’utilisation de témoignages clients

“Sauf mention contraire écrite, le Client autorise le Prestataire à utiliser tout retour, témoignage, message ou contenu partagé dans le cadre de la mission (échanges de mails, messages vocaux, réponses à formulaire) à des fins de communication commerciale.”
“Cette autorisation est valable pour une durée de 10 ans, sur tous supports numériques (site internet, réseaux sociaux, emails) et pourra être révoquée (retrait ou modification) à tout moment sur simple demande écrite du Client par e-mail.”
“En cas d’usage d’un enregistrement audio ou visuel identifiable (voix, nom, image), le Prestataire s’engage à solliciter une autorisation spécifique, dans le respect du droit à l’image.”

FAQ : Conditions générales de vente pour Assistante Virtuelle

Est-ce obligatoire d’avoir des CGV même si on ne vend pas directement en ligne ?

Oui, dès lors que tu travailles avec des clients, tu dois avoir des CGV.

Même si tu ne vends rien directement sur ton site, en tant qu’Assistante Virtuelle freelance, tu es soumise aux règles du commerce entre professionnels (B2B). Cela implique de fournir des conditions générales de vente (CGV) à tes clients avant la signature ou le début de mission.

En B2B, ce n’est pas obligatoire de les afficher publiquement, mais tu dois pouvoir les transmettre à tout moment (ex. : lien dans ton devis ou dans ton contrat).

Cas où les CGV doivent obligatoirement être affichées sur ton site web :

Tu vends à des clients particuliers (B2C) → affichage obligatoire + validation avant achat
Tu proposes des paiements en ligne (Calendly, Stripe, WooCommerce…) → vente à distance = CGV affichées + case à cocher obligatoire lors du paiement
Tu vends des produits digitaux (templates, formations, abonnements) → même chose

Où placer ses conditions générales de vente quand on fait de la prestation de services ?

Voici 3 manières de présenter tes CGV selon ton mode de vente :

CGV intégrées à un contrat ou un devis signé→ Mention claire de l’acceptation (“lu et approuvé”) ou case à cocher→ Possible de les annexer en PDF ou de les inclure directement dans le contrat
CGV affichées sur ton site→ Crée une page dédiée dans ton site WordPress→ Ajoute un lien vers cette page dans tes devis & contrats→ Pense à dater la dernière mise à jour et à archiver les anciennes versions
CGV visibles et validées lors d’une vente en ligne→ Ajoute une case obligatoire lors du paiement avec un lien vers les CGV : “J’accepte les conditions générales de vente”→ Conserve une preuve (ex. : email de confirmation, export Stripe, etc.)

Comment prouver qu’un client a bien accepté mes CGV en cas de litige ?

Tu dois pouvoir montrer que le client les a acceptées avant de commencer la prestation.

Voici ce que tu peux faire pour te protéger en cas de conflit :

Si tu travailles avec devis ou contrat :➤ Intègre une clause précisant que “la signature vaut acceptation des CGV”➤ Ajoute la mention “CGV disponibles sur demande”+ un lien direct dans le devis
Si tu vends via Calendly, Stripe ou ton site :➤ Affiche un lien vers les CGV juste avant paiement➤ Ajoute une case à cocher obligatoire➤ Active une trace écrite (confirmation email, facture générée, etc.)

En cas de litige, c’est à toi de prouver que le client avait bien accès aux CGV et qu’il les a acceptées sans ambiguïté.

Conclusion : des CGV solides pour sécuriser ton activité d’Assistante Virtuelle

Tu l’as vu, les Conditions Générales de Vente (CGV) ne sont pas une simple formalité. Pour une Assistante Virtuelle indépendante, elles représentent un véritable outil de protection juridique et professionnelle.

👉 Elles te permettent de poser un cadre clair, d’éviter les malentendus, et de te défendre en cas de litige.

👉 Elles montrent aussi ton sérieux : tu n’es pas “juste une prestataire”, tu es une entrepreneure qui sait encadrer ses missions.

Prends le temps de les rédiger avec attention, en les adaptant à ta réalité : ton mode de vente, ton organisation, ton positionnement. Et surtout, n’attends pas qu’un problème arrive pour t’en occuper.

Mieux vaut prévenir que courir après un paiement ou devoir prouver qu’un client t’a bien validé un livrable !

Au passage, cet article pourrait aussi t’intéresser : comment rédiger une page “À propos” pour son site d’Assistante Virtuelle ?