Quand on devient Assistante Virtuelle, on cherche rapidement un moyen simple de centraliser les informations, suivre les tâches et collaborer efficacement avec ses clients : c’est justement l’un des points forts de Trello.
Cet outil de gestion de projet permet de créer des espaces partagés où chacun peut suivre l’avancement des missions, ajouter des informations, déposer des documents ou encore valider des tâches en quelques clics.
Son principal avantage ? Il est à la fois très simple à prendre en main pour l’Assistante Virtuelle… mais aussi pour les clients qui ne sont pas forcément à l’aise avec les outils numériques.
Que tu travailles dans l’administratif, le community management, la prospection commerciale ou encore le suivi de projets, Trello peut rapidement devenir un véritable tableau de bord partagé avec tes clients.
Dans cet article, nous allons voir :
- comment utiliser Trello dans ton activité d’Assistante Virtuelle,
- puis découvrir plusieurs exemples concrets d’espaces que tu peux mettre en place avec tes clients.
Pourquoi utiliser Trello quand on est Assistante Virtuelle ?
Comment utiliser Trello dans son activité d’Assistante Virtuelle
Trello est un outil de gestion visuelle qui permet d’organiser ses missions et de collaborer facilement avec ses clients.
Pour une Assistante Virtuelle, Trello peut être utilisé de deux façons différentes :
1. Pour son organisation interne
Par exemple pour :
- suivre ses missions ;
- gérer ses clients ;
- organiser sa prospection ;
- préparer son planning de travail ;
- suivre ses factures.
2. Pour collaborer avec ses clients
C’est souvent cet usage qui apporte le plus de valeur.
Au lieu de multiplier :
- les emails ;
- les messages WhatsApp ;
- les documents dispersés ;
tout est regroupé dans un ou plusieurs espaces organisés.
Le client sait où déposer ses demandes, où retrouver les informations et où suivre l’avancement des missions.
👉 Résultat : moins d’échanges inutiles, moins d’oublis et davantage de visibilité pour tout le monde.
Comment fonctionne Trello ?
Le fonctionnement de Trello repose sur des tableaux.
Tu peux par exemple créer :
- un tableau par client ;
- un tableau pour un calendrier éditorial ;
- un tableau pour le suivi de prospects ;
- ou encore un tableau pour des demandes administratives.
👉 Chaque tableau correspond généralement à un projet, un client ou une mission.
À l’intérieur, on retrouve ensuite des colonnes (appelées « listes » dans Trello) qui permettent de suivre l’avancement du travail :
Enfin, chaque tâche est représentée par une carte que l’on peut déplacer d’une colonne à l’autre. Une carte peut contenir des commentaires, des documents, une checklist ou encore une date limite.
👉 C’est cette combinaison tableaux + colonnes + cartes qui rend Trello particulièrement pratique pour travailler avec ses clients au quotidien.
Les espaces Trello pour gérer ses missions clients
L’un des avantages de Trello est qu’il s’adapte à pratiquement toutes les spécialités d’une Assistante Virtuelle. Selon les missions réalisées, il est possible de créer différents types de tableaux.
Pour le community management :
- calendrier éditorial ;
- validation des contenus ;
- suivi des publications ;
- banque d’idées de contenus.
Au niveau de l’administratif :
- suivi des demandes du client ;
- gestion documentaire ;
- suivi des factures ;
- préparation des dossiers administratifs.
Pour les missions commerciales :
- suivi des prospects ;
- suivi des relances ;
- pipeline commercial ;
- suivi des partenariats.
Pour la gestion de projet :
- lancement d’un nouveau service ;
- organisation d’un événement ;
- suivi d’équipe ;
- coordination des tâches.
👉 La logique reste toujours la même : offrir un espace unique où l’Assistante Virtuelle et son client peuvent collaborer facilement.
Travailler avec ses clients : les options de partage
L’un des grands atouts de Trello est sa simplicité de partage.
Une fois le tableau créé, il suffit d’inviter le client afin qu’il puisse accéder à l’espace via son adresse email ou un lien partagé.
Selon les besoins, il est possible :
- d’autoriser le client à modifier les cartes ;
- de lui permettre simplement de consulter les informations (avec le forfait payant) ;
- de l’ajouter à certaines tâches spécifiques ;
- ou encore de lui demander de valider certaines étapes directement dans le tableau.
Chaque carte peut également contenir :
- des commentaires ;
- des documents ;
- des liens ;
- des checklists ;
- des dates d’échéance.
Cela permet d’éviter une grande partie des échanges dispersés entre plusieurs outils.
👉 Plus l’espace est clair et structuré, plus la collaboration devient fluide. C’est d’ailleurs pour cette raison que de nombreuses Assistantes Virtuelles utilisent Trello comme véritable portail de communication avec leurs clients.
3 exemples concrets pour collaborer avec ses clients sur Trello
Après avoir vu comment fonctionne Trello pour une AV, voyons maintenant quelques exemples concrets d’espaces que tu peux mettre en place avec tes clients.
Ces exemples peuvent bien sûr être adaptés selon tes prestations, mais ils permettent de comprendre comment utiliser Trello comme véritable espace de collaboration au quotidien.
Exemple 1 : un calendrier éditorial partagé pour le Community Management
Lorsque l’on gère les réseaux sociaux d’un client, l’un des principaux défis est de centraliser :
- les idées de contenus ;
- les validations ;
- les publications ;
- et les retours du client.
Trello permet de regrouper toutes ces informations dans un seul espace.
Par exemple, tu peux créer les colonnes suivantes :
- Idées de contenus ;
- À rédiger ;
- En attente de validation ;
- Programmé ;
- Publié.
Chaque carte représente alors un contenu.
À l’intérieur de la carte, il est possible d’ajouter :
- le texte du post ;
- le visuel ;
- les hashtags ;
- les commentaires du client ;
- la date de publication.
👉 Le client sait exactement où en est chaque publication sans avoir besoin d’envoyer plusieurs messages ou emails.
Exemple 2 : un tableau de suivi commercial et des prospects
Trello peut également être utilisé pour suivre les actions commerciales d’un client.
C’est particulièrement utile lorsqu’une Assistante Virtuelle intervient sur :
- la prospection ;
- les relances ;
- le suivi des demandes entrantes ;
- ou la gestion des partenariats.
Une organisation simple pour le suivi commercial peut ressembler à :
- Nouveau prospect ;
- Contact effectué ;
- En attente de réponse ;
- Rendez-vous prévu ;
- Client signé.
Chaque prospect dispose de sa propre carte contenant :
- ses coordonnées ;
- les échanges réalisés ;
- les prochaines actions à effectuer ;
- ou encore les documents associés.
👉 Cela permet au client de visualiser rapidement son pipeline commercial et d’éviter les oublis de relance.
Exemple 3 : un espace de suivi des demandes administratives
C’est probablement l’un des usages les plus intéressants pour une Assistante Virtuelle administrative.
Au lieu de recevoir des demandes sur plusieurs canaux différents (emails, WhatsApp, SMS…), le client dépose directement ses demandes dans Trello.
Par exemple avec les colonnes :
- Nouvelle demande ;
- En cours ;
- En attente du client ;
- Terminé.
Chaque carte peut correspondre à :
- une facture à préparer ;
- un document à rechercher ;
- une démarche administrative ;
- une mise à jour à effectuer ;
- ou toute autre demande ponctuelle.
L’avantage est double :
- le client sait où déposer ses demandes ;
- l’Assistante Virtuelle dispose d’une vue claire de toutes les tâches à réaliser.
👉 Ce type d’espace permet souvent de réduire considérablement les échanges dispersés et de rendre la collaboration beaucoup plus fluide.
Foire aux questions sur Trello pour les Assistantes Virtuelles
Est-ce que Trello est gratuit ?
Oui. Trello propose une version gratuite largement suffisante pour la plupart des Assistantes Virtuelles qui débutent.
Elle permet notamment de :
- créer des tableaux ;
- inviter des clients ;
- ajouter des pièces jointes ;
- utiliser des checklists ;
- gérer plusieurs projets simultanément.
Les versions payantes apportent ensuite des fonctionnalités supplémentaires comme davantage de tableaux, d’automatisations ou de vues avancées (pour voir ses tâches dans un calendrier, etc.).
Quels sont les meilleurs outils de gestion pour une Assistante Virtuelle ?
Il n’existe pas de réponse universelle. Tout dépend de tes prestations et de ton mode de fonctionnement.
Parmi les outils les plus utilisés par les Assistantes Virtuelles, on retrouve :
- Trello ;
- Notion ;
- Google sheets + Google Drive ;
- Asana ;
- ou encore ClickUp.
Trello reste souvent l’un des plus accessibles pour démarrer, notamment lorsqu’on souhaite collaborer facilement avec ses clients sans passer beaucoup de temps à paramétrer l’outil.
Conclusion : pourquoi utiliser Trello quand on est Assistante Virtuelle ?
Trello fait partie des outils les plus simples à prendre en main pour une Assistante Virtuelle qui souhaite mieux organiser ses missions et collaborer plus efficacement avec ses clients.
Que ce soit pour :
- gérer un calendrier éditorial ;
- suivre des prospects ;
- centraliser des demandes administratives ;
- ou organiser des projets,
l’outil permet de visualiser rapidement l’avancement du travail et de fluidifier les échanges.
Mais au-delà de l’outil lui-même, le véritable intérêt de Trello réside dans la mise en place d’une organisation claire et partagée avec le client.
👉 Chez L’Forme, nous accompagnons les futures Assistantes Virtuelles à découvrir et utiliser des outils comme Trello et Notion afin de collaborer efficacement avec leurs clients et de construire une activité adaptée au travail à distance.
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👤 Claire de chez L’Forme – Assistante Virtuelle spécialisée dans l’accompagnement des organismes de formation