Automatiser ton activité d’Assistante Virtuelle avec ChatGPT, c’est aujourd’hui possible. Et ça va bien plus loin que lui demander de rédiger des emails ou de reformuler des textes !
Grâce aux plugins, au mode Work et aux tâches récurrentes, tu peux transformer ChatGPT en véritable assistant :
- analyser tes emails et préparer des réponses
- créer des reportings en croisant plusieurs sources d’informations
- ou encore automatiser certaines tâches sans avoir à intervenir manuellement.
Et surtout, pas besoin de savoir coder pour ça !
Mais attention : toutes ces fonctionnalités ne fonctionnent pas de la même manière. Et surtout, automatiser une tâche ne signifie pas forcément la déléguer entièrement à l’IA.
Dans cet article, on t’explique donc comment utiliser ces fonctionnalités. On te partage aussi 20 exemples concrets d’automatisation avec ChatGPT, adaptés aux missions des Assistantes Virtuelles.
L’objectif ? T’aider à repérer ce que tu peux automatiser dans ta propre activité. Mais aussi les nouvelles possibilités que tu pourrais proposer à tes clients.
Les différents niveaux d’automatisation sur ChatGPT
Toutefois, avant de passer aux exemples, il faut comprendre les fonctionnalités de ChatGPT. Et surtout ce qu’elles permettent réellement de faire.
Exécuter une tâche, mener un processus complet ou programmer une action récurrente : on ne parle pas tout à fait du même fonctionnement.
Pour automatiser ton activité d’Assistante Virtuelle avec ChatGPT, trois fonctionnalités sont particulièrement intéressantes :
- Chat : pour réaliser des tâches ponctuelles, analyser des informations et travailler avec tes outils connectés.
- Work : pour lui confier des missions plus complexes, impliquant plusieurs étapes, documents ou applications.
- Les tâches récurrentes (planifié) : pour programmer des opérations qui se déclenchent seules, à une fréquence définie. Plus besoin de renouveler ta demande.
Voici donc un exemple pour mieux comprendre la différence :
| Fonctionnalité | Exemple concret pour une Assistante Virtuelle |
|---|---|
| Chat + plugins | Tu demandes à ChatGPT de consulter tes derniers emails et d’identifier les demandes clients auxquelles tu dois répondre. Il analyse les messages accessibles et te prépare une synthèse. |
| Work + plugins | Tu lui confies une mission plus complète. Il consulte tes emails et compare les demandes avec ton CRM et ton planning. Puis il prépare des brouillons de réponse. Tu n’as plus qu’à vérifier les résultats et valider les actions nécessaires. |
| Tâches récurrentes | Tu programmes une vérification quotidienne à 9 h : ChatGPT recherche les nouveaux emails nécessitant une réponse et t’envoie un récapitulatif. Il peut également préparer des brouillons ou mettre à jour un suivi. |
La grande différence ?
Avec Chat ou Work, tu déclenches généralement la mission au moment où tu en as besoin.
Avec les tâches récurrentes, tu définis une consigne et une fréquence une seule fois. ChatGPT peut ensuite exécuter cette consigne automatiquement selon la planification choisie.
Pourquoi connecter des plugins à ChatGPT ?
En effet, c’est là que les possibilités deviennent particulièrement intéressantes pour une Assistante Virtuelle. Sans outils connectés, ChatGPT travaille surtout avec les informations que tu lui donnes dans la conversation.
Par exemple, tu peux lui demander de rédiger un email, de créer un tableau, d’analyser un document ou de préparer un planning. Mais pour exploiter les informations de ton Gmail, de ton Notion ou de ton espace de travail, tu dois les lui transmettre.
Les plugins permettent justement de connecter ChatGPT à d’autres applications.
Selon les connexions et autorisations disponibles, tu peux par exemple lui permettre de :
- consulter des emails dans Gmail ;
- récupérer des informations dans Notion ;
- analyser des documents professionnels ;
- préparer des brouillons d’emails ;
- créer ou mettre à jour certaines tâches ;
- croiser des informations provenant de plusieurs outils.
Prenons un exemple.
Tu souhaites préparer un bilan hebdomadaire de tes missions clients.
Sans plugin : tu récupères toi-même les informations dans tes outils et tu les copies dans ChatGPT. Puis tu lui demandes de préparer ton bilan.
Avec les plugins adaptés : ChatGPT peut accéder aux informations autorisées, les analyser et préparer le bilan à partir des données récupérées.
Tu évites ainsi une partie des manipulations manuelles.
Attention toutefois : toutes les applications ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. Certaines connexions permettent seulement de consulter des données. D’autres autorisent aussi des actions, comme créer ou modifier des contenus.
Comment connecter un plugin sur ChatGPT ?
Pour que ChatGPT puisse travailler avec tes outils professionnels, tu dois d’abord connecter les applications concernées.
D’ailleurs, la procédure est relativement simple :
- Ouvre une conversation dans ChatGPT.
- Clique sur Plugins dans l’interface.
- Recherche l’application que tu souhaites connecter, par exemple Gmail ou Notion.
- Sélectionne le plugin et suis les étapes de connexion.
- Vérifie les autorisations demandées avant de valider.
Ensuite, une fois le plugin connecté, ChatGPT peut utiliser les informations et fonctionnalités auxquelles tu lui donnes accès.
Par exemple :
« Consulte les emails reçus aujourd’hui dans Gmail et prépare-moi un récapitulatif des demandes clients qui nécessitent une réponse. »
Point de vigilance : avec des données clients, vérifie toujours tes autorisations avant de connecter un outil.
Et ne donne pas accès à tous tes documents si seule une partie est utile à la mission.
Comment accéder au mode Work de ChatGPT ?
Le mode Work est utile quand tu veux lui confier une mission complète plutôt qu’une simple demande ponctuelle.
Par exemple, tu ne lui demandes plus séparément de consulter tes emails, de vérifier ton planning, puis de préparer un document. Au contraire, tu lui expliques directement le résultat final que tu veux obtenir.
ChatGPT Work organise alors les étapes nécessaires. Ensuite, il utilise les outils auxquels il a accès et réalise les opérations autorisées.
Pour y accéder :
- Ouvre ChatGPT.
- Repère le sélecteur de mode dans l’interface.
- Passe du mode Chat au mode Work, si cette fonctionnalité est disponible sur ton compte.
- Décris la mission que tu souhaites lui confier, en précisant les outils concernés et le résultat attendu.
Notre conseil : commence par des missions simples, puis teste progressivement des processus impliquant plusieurs outils.
💡 Et garde en tête que Work n’est pas nécessaire pour toutes les tâches. En effet, pour une demande ponctuelle (analyser quelques emails, générer un document depuis un plugin), le mode Chat peut parfaitement suffire.
Work est surtout intéressant lorsque la mission demande davantage d’étapes, de recherches, de vérifications ou d’interactions entre plusieurs applications.
Comment accéder aux tâches récurrentes pour automatiser avec ChatGPT ?
Les tâches récurrentes vont encore plus loin : demander à ChatGPT de réaliser automatiquement certaines opérations selon une fréquence définie.
Tu n’as donc plus besoin de revenir chaque lundi ou chaque matin pour lui transmettre exactement la même consigne.
Tu peux, par exemple, programmer :
- une veille hebdomadaire sur les nouveautés Instagram ;
- un récapitulatif quotidien des emails importants ;
- un bilan de ton organisation chaque vendredi ;
- une vérification régulière de certaines échéances clients.
Pour accéder à cette fonctionnalité :
- Ouvre ChatGPT.
- Dans le menu latéral, recherche la rubrique Planifié.
- Crée une nouvelle tâche en expliquant ce que tu souhaites automatiser.
- Précise la fréquence : chaque jour, chaque semaine, à une heure donnée, etc.
- Vérifie la consigne et les éventuelles connexions nécessaires.
Tu peux également décrire ton besoin directement à ChatGPT et lui demander de t’aider à structurer la tâche récurrente.
Par exemple :
« Chaque lundi matin, recherche les principales nouveautés Instagram et Meta Ads publiées au cours des sept derniers jours. Sélectionne celles qui peuvent avoir un impact sur mes clients et prépare-moi une synthèse avec les sources. »
Ainsi, une fois la tâche programmée, ChatGPT peut réaliser cette veille automatiquement et te transmettre le résultat.
Avec des applications externes, tout dépend toutefois des plugins et des autorisations. Et des fonctionnalités disponibles au moment de l’exécution.
Notre conseil : commence par automatiser des tâches de consultation, de veille ou de préparation de documents. En revanche, pour les actions sensibles, garde toujours une validation humaine. Par exemple : envoyer un email client, supprimer un fichier, modifier une information importante.
Comment transformer ChatGPT en véritable assistant pour ton activité : 5 exemples concrets avec Work
Maintenant que tu connais les différentes fonctionnalités de ChatGPT, passons à la pratique !
Pour ces cinq premiers exemples, on va surtout s’intéresser au mode Work de ChatGPT. Il permet en effet de lui confier des missions plus complexes. Par exemple, quand il faut consulter plusieurs sources ou utiliser plusieurs outils professionnels.
En connectant des plugins comme Gmail, Notion ou d’autres applications compatibles, tu peux demander à ChatGPT de réaliser une succession d’actions. De quoi t’aider dans ton activité d’Assistante Virtuelle ou dans les missions de tes clients.
💡 Petite précision : de nombreuses tâches simples peuvent aussi être réalisées directement depuis le mode Chat avec des plugins. Par exemple, récupérer des informations dans Notion pour générer un document ne nécessite pas forcément de passer par Work.
On te conseille donc de tester les deux modes selon la complexité de ta demande. Pour les opérations simples, Chat est donc souvent suffisant et permet de préserver les crédits ou quotas associés à Work.
1. Classer et ranger tes espaces de travail
Documents clients, emails, dossiers administratifs, espaces collaboratifs… Une Assistante Virtuelle se retrouve vite avec des centaines de fichiers à organiser.
Avec ChatGPT Work, tu peux lui confier une mission de tri et d’organisation de tes espaces de travail. Il suffit de lui donner accès aux outils concernés.
Par exemple, tu peux lui demander de :
- Ranger des fichiers sur ton ordinateur : les classer par type, date ou projet.
- Réorganiser tes espaces de travail en ligne (Google Drive, Canva, Notion…) : repérer les fichiers mal classés et proposer une nouvelle arborescence.
- Trier une boîte Gmail : identifier les emails par client, projet ou catégorie et proposer un système de libellés adapté.
L’intérêt ? Ainsi, il prend en charge une grande partie de l’analyse et de la préparation. Tu évites donc des heures à examiner chaque dossier à la main.
Attention toutefois : ne lui demande pas de tout déplacer ou supprimer sans contrôle. Demande-lui d’abord un état des lieux et une proposition de réorganisation. Puis valide les modifications avant qu’il les applique.
Et si tu travailles sur les espaces de tes clients, veille à limiter les accès aux seuls dossiers nécessaires. En effet, certaines informations peuvent être confidentielles et ne doivent pas être accessibles sans autorisation.
💡 Cet article pourrait aussi t’intéresser : Assistante Virtuelle : comment gérer ses missions clients avec Notion ?
2. Créer des reportings en croisant plusieurs sources de données
Par ailleurs, le reporting se prête très bien à l’optimisation avec ChatGPT. Surtout si tu accompagnes plusieurs clients et leur envoies des bilans réguliers.
Inutile de récupérer les informations outil par outil. Demande plutôt à Work de consulter différentes sources, croiser les données et préparer un reporting structuré.
Voici quelques exemples :
- Reporting commercial : à partir de ton CRM, un bilan des ventes, prospects, contrats signés et opportunités en cours.
- Bilan client : un récapitulatif des missions du mois, à partir des tâches Notion, des échanges et des échéances.
- Suivi du temps passé : heures par mission et tâches chronophages, d’après ton agenda et tes relevés de temps.
Le véritable avantage de Work, c’est sa capacité à travailler à partir de plusieurs sources.
Par exemple, pour préparer ton bilan mensuel d’Assistante Virtuelle, tu pourrais lui demander de comparer :
- les missions prévues dans ton planning ;
- les tâches réellement réalisées dans Notion ;
- le temps enregistré pour chaque client ;
- les prestations facturées.
Tu obtiens ainsi un reporting plus complet. Il t’aide aussi à repérer les missions les moins rentables et les écarts entre ton planning et ton activité réelle.
Bien entendu, les analyses dépendent de la qualité des données disponibles. Un agenda seul ne donne pas ton temps de travail réel si toutes tes tâches n’y sont pas notées.
3. Créer des contenus avec ChatGPT et tes outils de communication
Tu utilises peut-être déjà ChatGPT pour rédiger des publications Instagram, des newsletters ou des articles de blog. Mais avec Work et les plugins adaptés, tu peux aller plus loin que la simple génération de textes.
L’idée est donc de lui confier plusieurs étapes de ton processus de création de contenu. De la collecte des informations jusqu’à la mise en forme dans l’outil de destination.
Par exemple :
- Créer des visuels : préparer des supports dans Canva ou Figma d’après ton identité visuelle et tes anciennes créations.
- Préparer des campagnes emailing : rédiger une newsletter d’après tes ressources, puis la préparer dans Brevo ou MailerLite.
- Créer des articles de blog : rédiger un article structuré d’après tes documents de référence, en brouillon dans WordPress.
Pour des résultats cohérents, transmets-lui tes repères en amont. Par exemple : ta charte graphique, ta ligne éditoriale, tes consignes de rédaction et des exemples de contenus déjà validés.
ChatGPT a alors plus de contexte. Ses contenus collent ainsi mieux à ton identité de marque ou à celle de ton client.
Notre conseil : utilise Work pour préparer et coordonner la production. Mais garde toujours une relecture et une validation avant publication. L’IA accélère ta création. Cependant, elle ne remplace ni ton regard stratégique, ni ta connaissance de la cible, ni la vérification des informations publiées.
4. Coordonner des actions entre plusieurs outils professionnels
C’est probablement l’un des usages les plus intéressants de ChatGPT Work pour les Assistantes Virtuelles.
Dans ton quotidien, une seule information peut entraîner plusieurs actions dans différents outils : un nouveau contrat signé, par exemple. Il faut alors créer des tâches, prévoir des échéances, mettre à jour le suivi client et organiser les premières interventions.
Avec Work, tu peux demander à ChatGPT de coordonner ces différentes opérations au sein d’une même mission. Plus besoin de les faire une par une.
Voici quelques situations concrètes :
- Préparer un planning mensuel : croiser les missions de ton CRM et tes disponibilités Google Agenda, puis répartir les tâches dans Notion.
- Organiser une nouvelle prestation : repérer les livrables et échéances d’un contrat, puis préparer les tâches dans ton outil de gestion.
- Mettre à jour les documents après une réunion : préparer les modifications décidées et ajouter les nouvelles actions au planning.
Prenons ce dernier exemple.
Tu sors d’une réunion client. Vous avez notamment décidé de modifier des prestations, de revoir plusieurs documents et de planifier de nouvelles actions.
Au lieu de reprendre manuellement chaque information, tu peux demander à Work de :
- Analyser la transcription de la réunion.
- Préparer un compte rendu des décisions prises.
- Identifier les documents qui doivent être modifiés.
- Proposer les mises à jour nécessaires.
- Préparer ou créer les nouvelles tâches dans Notion, selon les autorisations disponibles.
Tu passes ainsi d’une succession de petites tâches manuelles à un processus beaucoup plus structuré. C’est particulièrement utile lorsque tu gères plusieurs clients et que les informations circulent entre différents outils.
5. Auditer et optimiser tes processus de travail
Tu peux aussi utiliser ChatGPT Work pour analyser ta manière de travailler et identifier ce qui pourrait être amélioré.
C’est une possibilité particulièrement intéressante pour les Assistantes Virtuelles qui souhaitent gagner en efficacité. Et pour celles qui veulent proposer des prestations d’organisation à leurs clients.
Pour cela, demande à Work d’examiner tes outils, tes documents et tes méthodes. Objectif : repérer les incohérences, les tâches répétitives ou les étapes qui pourraient être simplifiées.
Par exemple :
- Auditer un espace Notion ou Google Drive : repérer doublons, documents obsolètes, incohérences et éléments manquants.
- Analyser un processus de gestion client : du premier contact à la signature, repérer les tâches répétitives et les oublis.
- Créer des procédures de travail (SOP) : formaliser une procédure pas à pas, pour déléguer ou intégrer une nouvelle collaboratrice.
Prenons l’exemple d’une Assistante Virtuelle qui accompagne une entreprise dans sa gestion commerciale. Elle demande à Work d’analyser tout le parcours client, de la demande de contact à la signature du devis.
ChatGPT pourrait alors identifier certaines étapes réalisées manuellement. Mais aussi les informations saisies deux fois ou les relances oubliées.
Il propose ensuite des améliorations concrètes et des pistes d’automatisation. Puis il aide à les mettre en place dans tes outils.
L’intérêt : Work ne se contente pas de récupérer des informations. Il peut aussi croiser plusieurs sources, analyser leur contenu et t’aider à repenser tes processus pour travailler plus efficacement.
Les tâches récurrentes dans ChatGPT : 15 exemples d’automatisation pour les Assistantes Virtuelles
Avec les tâches récurrentes de ChatGPT, tu vas encore plus loin. Au lieu de lancer une mission ponctuelle, tu peux programmer son exécution à une fréquence définie. Chaque jour, chaque lundi, une fois par mois… sans lui redonner les mêmes consignes.
Tu peux ainsi automatiser certaines tâches que nous avons vues précédemment, comme la veille, le reporting ou le suivi administratif. Tu peux aussi imaginer de nouveaux processus adaptés à ton activité.
Comment ça fonctionne concrètement ?
D’abord, tu expliques à ChatGPT ce que tu veux automatiser et les informations à utiliser. Tu précises aussi les actions attendues et la fréquence.
Il peut ensuite t’aider à préciser les consignes et à structurer ton automatisation avant de la programmer.
Attention toutefois : toutes les actions possibles dans Chat ou Work ne sont pas nécessairement disponibles dans les tâches planifiées. Les automatisations impliquant des plugins et plusieurs applications dépendent en effet des connexions et des autorisations accessibles lors de leur exécution.
Voici 15 exemples d’automatisation avec ChatGPT pour les Assistantes Virtuelles. À adapter selon tes outils et les missions que tu proposes. 👇
1. Gestion des emails et relation client
Demandes clients, échanges commerciaux, relances… En somme, les emails prennent vite une place importante dans le quotidien d’une Assistante Virtuelle.
L’automatisation peut t’aider à identifier les messages prioritaires, préparer certaines réponses et assurer un meilleur suivi commercial. Sans surveiller ta boîte de réception en permanence.
📨 Tri quotidien des emails
Chaque matin, ChatGPT analyse les nouveaux emails et repère les demandes urgentes. Ensuite, il te prépare un récapitulatif des messages qui demandent ton attention.
Selon les fonctionnalités disponibles, il peut aussi préparer des brouillons de réponse. Ou classer les emails par client et par priorité.
Plugins utiles : Gmail, éventuellement Notion pour le suivi des demandes.
🙋♀️ Détection des demandes de prospects
Programmer une vérification régulière de ta boîte mail pour repérer les nouvelles demandes commerciales.
ChatGPT repère les messages de prospects et extrait l’essentiel : coordonnées, besoin exprimé, prestation recherchée… Puis il prépare une réponse personnalisée.
L’objectif est ainsi de ne pas laisser passer une opportunité commerciale et de faciliter le suivi des prospects dans ton CRM.
Plugins utiles : Gmail, Notion ou un CRM compatible.
⏱️ Relance des prospects sans réponse
Chaque semaine, ChatGPT repère les prospects qui n’ont pas répondu à ta proposition commerciale depuis plusieurs jours.
Par exemple, les échanges sans réponse depuis 5 à 7 jours. Il prépare ensuite une relance adaptée à chaque conversation.
Enfin, tu n’as plus qu’à vérifier les propositions avant de les envoyer.
Plugins utiles : Gmail et un CRM compatible.
Comment bien cadrer son prompt pour automatiser avec ChatGPT ?
Avant de continuer, un point essentiel : une automatisation efficace dépend avant tout de la précision de tes consignes.
ChatGPT peut t’aider à construire ton automatisation en te posant des questions. Mais ne le laisse pas décider seul de son fonctionnement.
Prenons par exemple le tri automatique des emails clients.
Tu dois notamment réfléchir à plusieurs éléments :
- Quels emails analyser ? Tous les messages reçus, uniquement ceux d’un libellé Gmail ou seulement les expéditeurs présents dans ton CRM ?
- Comment identifier un email client ? À partir d’une liste d’adresses, d’un dossier spécifique ou d’informations enregistrées dans un outil ?
- Qu’est-ce qu’un email urgent ? Une demande avec une échéance proche, un problème bloquant ou un message provenant d’un client prioritaire ?
- Quelles actions autoriser ? Préparer un récapitulatif, créer un brouillon, ajouter une tâche dans Notion ?
- Quelles actions interdire ? Envoyer un email, supprimer un message ou modifier des informations sans validation.
Le bon réflexe : ne rien laisser deviner à ChatGPT
Notre conseil : pour les emails clients et commerciaux, demande-lui explicitement des brouillons. Et précise qu’il ne doit rien envoyer sans ton accord.
Et surtout, ne le laisse pas deviner des informations importantes.
Si tu souhaites qu’il identifie tes emails clients, mieux vaut lui indiquer précisément où trouver cette information. Sinon, c’est lui qui décidera qui est client ou non.
C’est la même logique qu’une automatisation sur Make ou Zapier. Tu dois en effet penser aux déclencheurs, aux conditions, aux données, aux actions et aux erreurs possibles.
Plus tu comprends l’architecture de ton automatisation, mieux tu la cadres. Et mieux tu vérifies qu’elle répond à tes besoins.
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2. Gestion administrative et organisation
Par ailleurs, la gestion administrative et l’organisation font partie des missions les plus courantes des Assistantes Virtuelles.
Les tâches récurrentes de ChatGPT peuvent automatiser la préparation des plannings, le suivi des échéances et certains reportings. Moins d’oublis, et du temps gagné sur les opérations répétitives.
📅 Préparation automatique de l’agenda hebdomadaire
Chaque lundi, ChatGPT analyse les rendez-vous de ton agenda et les tâches prévues dans ton outil de gestion de projet.
Ensuite, il récapitule les rendez-vous et repère les conflits de planning. Puis il propose une liste de priorités pour la semaine.
C’est particulièrement intéressant si tu gères l’agenda d’un dirigeant ou si tu travailles simultanément avec plusieurs clients.
Plugins utiles : Google Agenda, Notion ou un outil de gestion de projet compatible.
✅ Suivi automatique des échéances et tâches en retard
Programmer une vérification quotidienne ou hebdomadaire des tâches enregistrées dans Notion.
ChatGPT repère les échéances proches, les tâches en retard et les actions pas encore réalisées. Puis il récapitule les points qui demandent une intervention.
Tu peux ainsi anticiper les échéances plutôt que de découvrir les retards au dernier moment.
Plugins utiles : Notion, Google Agenda ou un outil de gestion de projet compatible.
📋 Reporting hebdomadaire des missions clients
Chaque vendredi, demander à ChatGPT de préparer un bilan des missions réalisées pendant la semaine.
Pour cela, il s’appuie sur ton outil de gestion de projet. Puis il synthétise les tâches terminées, les actions en cours, les échéances à venir et les points bloquants.
Plugins utiles : Notion, Google Agenda, éventuellement Gmail.
3. Facturation, comptabilité et suivi financier
Tu proposes des missions de pré-comptabilité ou de gestion administrative ? Les automatisations facilitent aussi le suivi financier de tes clients.
L’objectif n’est pas de remplacer un logiciel de facturation ou un expert-comptable. Il s’agit plutôt d’automatiser certaines vérifications, collectes d’informations et préparations de documents.
🧾 Collecte et classement des justificatifs
Chaque semaine, demander à ChatGPT de rechercher les factures et justificatifs reçus par email.
Ensuite, il relève les informations utiles : date, fournisseur, montant… Puis il prépare leur classement dans les bons dossiers.
Selon les connexions disponibles, il peut également signaler les justificatifs manquants ou préparer les opérations de rangement à valider.
Plugins utiles : Gmail, Google Drive et éventuellement un outil de gestion documentaire compatible.
💳 Suivi des factures impayées
Programmer une vérification hebdomadaire des factures arrivées à échéance.
ChatGPT compare les factures émises avec les règlements enregistrés dans ton CRM. Il repère ainsi les retards de paiement et liste les clients à relancer.
Il peut également rédiger des brouillons de relance adaptés à chaque situation.
Plugins utiles : logiciel de facturation compatible, Gmail et éventuellement un CRM.
📈 Création d’un tableau de bord financier mensuel
Chaque fin de mois, ChatGPT prépare un tableau de bord à partir des données financières accessibles.
Il peut notamment consolider :
- le chiffre d’affaires facturé ;
- les encaissements enregistrés ;
- le total des dépenses du mois ;
- les factures restant à régler ;
- les éventuels écarts par rapport au mois précédent.
L’objectif est d’obtenir une vision synthétique de la situation financière, sans avoir à reprendre manuellement chaque information.
Plugins utiles : Google Sheets, Google Drive et un logiciel de facturation ou de gestion financière compatible.
Point de vigilance : les données financières doivent provenir de sources fiables et être accessibles avec les autorisations nécessaires. L’Assistante Virtuelle conserve un rôle de contrôle, notamment pour vérifier les montants, les rapprochements et les éventuelles incohérences.
4. Communication et marketing
Tu proposes des prestations de Community Management, de création de contenu ou de webmarketing ? ChatGPT peut aussi automatiser une partie de ta veille et de tes analyses.
Ces tâches sont particulièrement intéressantes, car elles reviennent souvent à fréquence régulière et demandent parfois de consulter plusieurs sources.
🔭 Veille marketing hebdomadaire
Chaque lundi, demander à ChatGPT de rechercher les principales actualités de ton secteur ou de celui de tes clients. Tu peux aussi lui préciser les thématiques à surveiller, la période à analyser et les sources à privilégier.
Exemple : une Assistante Virtuelle qui travaille pour des organismes de formation. Elle peut programmer une veille sur Qualiopi, les financements de formation, les évolutions réglementaires et les pratiques pédagogiques.
ChatGPT peut ensuite préparer une synthèse des informations pertinentes avec les sources correspondantes.
Plugins utiles : aucun pour une veille sur des sources publiques. Notion ou Google Drive peuvent conserver les synthèses, si les actions nécessaires sont disponibles.
📊 Analyse mensuelle des performances sur les réseaux sociaux
Chaque début de mois, demander à ChatGPT de préparer un bilan des performances des réseaux sociaux de ton client.
À partir des statistiques accessibles, il compare les résultats des publications. Ensuite, il repère les contenus les plus performants et propose des pistes d’amélioration.
Tu peux aussi comparer les résultats aux objectifs de ta stratégie de communication.
Plugins utiles : Google Sheets, Notion ou des outils de statistiques compatibles avec les réseaux sociaux concernés.
✉️ Préparation automatique d’une newsletter mensuelle
Chaque mois, ChatGPT recherche les actualités utiles pour ton audience et sélectionne les meilleurs sujets. Puis il prépare une première version de ta newsletter.
Pour garder une cohérence, transmets-lui ta ligne éditoriale, tes rubriques habituelles et des exemples de newsletters précédentes.
Il peut ainsi préparer une base de newsletter structurée. Tu n’as alors plus qu’à l’enrichir, la vérifier et la personnaliser avant l’envoi.
Plugins utiles : Notion, Google Drive et éventuellement Brevo ou MailerLite, selon les intégrations disponibles.
5. Ressources humaines et recrutement
Certaines Assistantes Virtuelles accompagnent également des TPE et PME dans leur gestion administrative RH.
Les tâches récurrentes de ChatGPT aident alors à organiser les informations, suivre les échéances et préparer certains documents. La supervision humaine reste indispensable sur les données et décisions sensibles.
🗂️ Centralisation des candidatures reçues
Chaque semaine, demander à ChatGPT d’identifier les nouvelles candidatures reçues dans une boîte mail dédiée.
Ensuite, il peut préparer un tableau récapitulatif des candidatures, relever les informations administratives nécessaires et signaler les dossiers incomplets.
L’objectif : faciliter le suivi des candidatures. Pas d’automatiser les décisions de recrutement ni de classer les personnes sur des critères sensibles.
Plugins utiles : Gmail, Google Drive et éventuellement Notion ou un logiciel de suivi des candidatures compatible.
📞 Préparation des entretiens de recrutement
Chaque lundi, ChatGPT consulte le calendrier des entretiens prévus. Il prépare un récapitulatif pour les personnes chargées du recrutement.
Ce récapitulatif signale notamment les rendez-vous à venir, les informations logistiques manquantes et les éventuels conflits de planning.
Enfin, il peut préparer des rappels administratifs à vérifier avant leur envoi.
Plugins utiles : Google Agenda, Gmail et éventuellement Notion.
👥 Préparation des documents d’accueil des nouveaux collaborateurs
Lorsqu’une arrivée est prévue, demander à ChatGPT de préparer les éléments administratifs nécessaires à l’intégration du nouveau collaborateur.
Pour cela, il peut s’appuyer sur une checklist existante. Il liste alors les documents à préparer, les accès à demander et les étapes d’onboarding (l’accueil du nouvel arrivant).
De plus, il peut préparer des brouillons d’emails d’accueil à partir des modèles validés par l’entreprise.
Plugins utiles : Google Agenda, Gmail, Google Drive et Notion.
Pour les missions RH, une vigilance particulière s’impose concernant les données personnelles. Ainsi, les accès doivent être limités aux informations nécessaires, et les décisions de recrutement doivent rester sous contrôle humain.
Automatiser son activité d’Assistante Virtuelle avec ChatGPT : par où commencer ?
Tu l’auras compris, ChatGPT peut devenir bien plus qu’un simple outil de rédaction pour ton activité d’Assistante Virtuelle.
Grâce aux plugins, au mode Work et aux tâches récurrentes, tu gagnes du temps et tu améliores ton organisation. De plus, tu peux développer de nouveaux services pour tes clients.
Mais attention, l’objectif n’est pas de tout automatiser à tout prix. 👇
Commence par repérer les tâches répétitives qui te prennent le plus de temps. Puis regarde comment ChatGPT pourrait les simplifier. Ensuite, teste tes automatisations, vérifie les résultats et conserve une supervision humaine sur les opérations importantes.
Et surtout, ChatGPT peut t’accompagner dans la conception de tes automatisations. Mais savoir schématiser un processus, identifier les bonnes conditions et anticiper les erreurs reste essentiel. C’est ce qui rend une automatisation réellement efficace.
C’est justement ce qu’on t’apprend dans notre formation Automatisation & IA. Tu y apprends notamment à maîtriser ces outils et à construire des automatisations adaptées à ton activité. Des compétences que tu pourras valoriser auprès de tes clients.